Centro Assistenza Contratti: Firma Cartacea o esterna Questa guida spiega come firmare un contratto o incarico tramite la piattaforma online  contratti.metadonors.it , nel caso in cui la firma venga gestita autonomamente dal cliente scaricando i documenti, firmandoli e ricaricandoli firmati. Quando si usa questa procedura Questa modalità viene utilizzata quando il cliente deve firmare manualmente i documenti ricevuti, ad esempio stampandoli, firmandoli a mano e ricaricandoli sulla piattaforma in formato PDF, JPEG, PNG o TIFF. 1. Ricezione dell’email di firma Il cliente riceve un’email da Metadonors con oggetto simile a “Firma contratto” . All’interno dell’email è presente il pulsante “Firma il contratto” . Cliccando sul pulsante, il cliente accede alla pagina personale di firma. Il link è personale e valido fino alla data indicata nell’email. Email ricevuta dal cliente per accedere alla procedura di firma. 2. Verifica dei dati Dopo l’apertura del link, la piattaforma mostra una schermata di verifica dati. Il cliente deve controllare che le informazioni relative ad azienda, firmatario e contatti siano corrette. Se i dati sono corretti, il cliente clicca su “Conferma dati e procedi alla firma” . Se invece sono presenti errori, il cliente deve usare l’opzione “I dati non sono corretti? Segnala una correzione” oppure contattare il proprio referente Metadonors prima di procedere. Schermata di verifica dati prima della firma. 3. Download dei documenti da firmare Una volta confermati i dati, la piattaforma mostra la sezione “Firma il contratto a mano” . In questa sezione sono presenti i documenti da scaricare e firmare. Il cliente deve scaricare tutti i documenti elencati sotto “Documenti da firmare” . Ad esempio: Sales Order Vendita Donation Box Importante Il cliente deve apporre una firma o una sigla su ogni pagina richiesta (per le firme cartacee). Se il documento prevede più pagine, è necessario verificare che tutte siano correttamente firmate o siglate. Qualora la firma sia digitale e quindi a  livello di documento, basta firmare tutti i file. Elenco dei documenti disponibili per il download. 4. Scarica e poi firma manuale dei documenti Scarica tutti i documenti linkati  aver scaricato i documenti, il cliente deve: aprire i file scaricati; stamparli oppure firmarli digitalmente con strumenti propri; inserire firma o sigla dove richiesto; salvare o scansionare i documenti firmati in un formato accettato dalla piattaforma. I formati accettati sono: PDF JPEG PNG TIFF La dimensione massima consentita è di 20 MB per file . 5. Caricamento dei documenti firmati Terminata la firma, il cliente torna nella stessa pagina della piattaforma e carica i documenti firmati. È possibile trascinare i file nell’area di caricamento oppure cliccare su “Seleziona file” . Dopo aver selezionato il file, questo viene mostrato nella pagina con nome, formato e dimensione. Per completare l’invio, il cliente deve cliccare su “Invia i documenti firmati” . Documento firmato caricato e pronto per l’invio. 6. Conferma di ricezione Dopo l’invio, la piattaforma mostra un messaggio di conferma: Abbiamo ricevuto i tuoi documenti. Grazie. Il team li verificherà e ti aggiorneremo via email a breve. Da questo momento il cliente non deve fare ulteriori operazioni, salvo diversa comunicazione da parte del team Metadonors. Il team controllerà i documenti ricevuti e, se necessario, ricontatterà il cliente via email. Messaggio di conferma dopo il caricamento dei documenti firmati. Riepilogo operativo Fase Azione del cliente Esito atteso 1. Email Clicca su “Firma il contratto” Apre la pagina personale di firma 2. Verifica dati Controlla i dati e conferma Accede alla fase di firma 3. Download Scarica tutti i documenti indicati Ha i file da firmare 4. Firma Firma o sigla i documenti richiesti I documenti sono pronti per il caricamento 5. Upload Carica i documenti firmati e clicca su “Invia” I documenti vengono trasmessi a Metadonors 6. Conferma Visualizza il messaggio di ricezione Il team Metadonors procede alla verifica Note per il supporto Metadonors Verificare che il cliente abbia scaricato e firmato tutti i documenti richiesti. Controllare che ogni pagina sia firmata o siglata dove necessario. In caso di file non leggibili, incompleti o errati, ricontattare il cliente via email. Se il cliente segnala dati errati, correggere le informazioni prima di far completare la firma. Come aprire una richiesta di assistenza La piattaforma di helpdesk è uno strumento dedicato alla gestione delle richieste di assistenza provenienti dagli utenti abilitati. Attraverso questa piattaforma, gli utenti possono aprire un ticket per richiedere assistenza su una varietà di temi. Seguire attentamente le fasi e le istruzioni fornite nella piattaforma di helpdesk vi permetterà di gestire in modo efficace le richieste di assistenza e gli acquisti correlati. L'uso accurato degli strumenti disponibili garantirà una comunicazione efficiente e una risoluzione tempestiva dei problemi. Apertura di un Ticket Ogni ticket viene assegnato a una coda di supporto specifica, in base al tema della richiesta. Selezionate la coda di supporto corretta in base al tema della vostra richiesta: INTERVENTO TECNICO AUTOVETTURA & CAMPER COMPUTER & TELEFONI SOFTWARE Aprire un ticket fornendo: Descrizione chiara e precisa della necessità. Indicazione del luogo e della natura della richiesta. Assegnazione di una categoria e di una priorità. Descrizione sintetica, evitando eccessivi dettagli che non siano rilevanti per un fornitore esterno. Aggiunta di foto se possono essere utili. Eventuali informazioni aggiuntive che non sono rilevanti per il fornitore esterno possono essere inserite in una nota. Ricordatevi che ogni ticket corrisponde a una richiesta specifica; pertanto, se avete più problemi nello stesso luogo, aprite comunque un ticket separato per ciascun problema. Fasi della Gestione dei Ticket Nuovo : Il ticket è stato appena creato ed è in attesa di essere preso in carico dal team di supporto. In Attesa di Input : Il ticket è stato preso in carico e viene valutato dall'utente responsabile per determinare la migliore azione da intraprendere. Richiesta Inviata : È stata inviata una richiesta di intervento per il ticket. In Esecuzione : L'intervento è in corso o è stato programmato per essere eseguito; le fasi successive dipendono da come va l'intervento previsto: Terminato : L'intervento è stato completato con successo. Nuova Data : La data dell'intervento è stata modificata e il ticket è stato rimandato. Assicurarsi di aggiornare lo stato del ticket una volta che l'intervento è stato effettivamente eseguito nella nuova data. Richiesta Modifiche : È necessario apportare modifiche alla richiesta iniziale del ticket. Sospeso : Il ticket è stato temporaneamente sospeso poiché altre priorità hanno prevalso. Sarà affrontato successivamente. Annullato : La richiesta di intervento è stata annullata. È importante aggiungere una nota per spiegare il motivo dell'annullamento. Reclamo : È possibile utilizzare questa opzione per contestare l'intervento svolto, fornendo dettagli esplicativi e documentazione fotografica se necessario. Esempio di Ticket Codice Ticket : HT00191 Luogo e Cosa : Indicare il luogo e la natura della richiesta. Priorità : Assegnare una priorità da zero a tre stelline, che verrà poi valutata anche dall'utente responsabile. Categoria : Dettagliare l'ambito della richiesta. Descrizione : Fornire una descrizione chiara e dettagliata della richiesta, includendo eventualmente foto se necessario. Assicurarsi che la descrizione sia comprensibile anche per terze parti. Utilizzo delle Note e dei Promemoria Utilizzate ampiamente gli strumenti delle note e dei promemoria disponibili nella piattaforma di helpdesk. Questi strumenti sono fondamentali per tracciare e documentare il progresso dei ticket e per garantire una comunicazione efficace all'interno del team di supporto. Richiedi la cancellazione dei tuoi dati Privacy e protezione dei dati personali Per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali, all'esercizio dei diritti previsti dal GDPR o per richiedere informazioni sulla privacy policy di Metadonors, è possibile contattare il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO). Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) Nome Luca Rampazzo Ruolo Data Protection Officer – Responsabile della Protezione dei Dati Email trattamentodati@metadonors.it Quando contattare il DPO Richieste di accesso, rettifica, cancellazione o portabilità dei propri dati personali Opposizione al trattamento o revoca del consenso Segnalazione di possibili violazioni della normativa privacy Richiesta di copia dell'informativa sul trattamento dei dati Qualsiasi dubbio sul trattamento dei dati personali da parte di Metadonors Documentazione di riferimento La documentazione completa sulla privacy è disponibile nel manuale interno alla sezione Privacy e GDPR , che include: Informativa Privacy (GDPR art. 13-14) DPIA Donodoo DPIA Riseact Clausola Privacy per contratti Contact Center