Manuale d'uso Donodoo

Benvenutə nel manuale dedicato a Donodoo! Qui troverai le istruzioni generali per muoverti all'interno delle varie app del database. Se non trovi ciò che ti serve, puoi sempre richiedere assistenza aprendo un ticket su helpdesk.metadonors.it Buon lavoro, Team Metadonors

Strumenti di base

Donodoo organizza la tua attività di fundraising utilizzando alcuni concetti che è importante siano condivisi, al fine di sfruttare al meglio tutte le potenzialità dello strumento. Non è un semplice database, ma un software che integra tutti i processi organizzativi che si svolgono abitualmente nella tua organizzazione. Qui trovi una breve descrizione delle entità che ti troverai ad utilizzare nella tua esperienza con Donodoo. In ogni scheda che contiene anagrafiche (es. anagrafiche in fundraising, donazioni) troverai dei comandi, di seguito trovi le istruzioni.

Strumenti di base

Gestione dell'utente

Gestione dell'utente

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in alto a destra trovi le icone per gestire i tuoi messaggi, le attività a te assegnate e le impostazioni del tuo profilo. 

La prima icona mostra i messaggi e le notifiche di Donodoo, che potrai trovare anche nell'App Comunicazioni [consultare il capitolo relativo per approfondire]. 

Il pennello serve per modificare il tema del tuo Donodoo. 
N.B. cambiare il tema può portarsi dietro delle piccole differenze strutturali, si consiglia di lavorare con il tema default Donodoo. 

La campanella indica le attività programmate assegnate al tuo utente suddivise in base alla App in cui si trovano. 

 

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Cliccando sul tuo nome utente si aprirà una finestra dove trovi:

Impostazioni dell'account

Cliccando su "il mio profilo" o "preferenze" si aprirà una finestra come questa:

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Prestare attenzione alla GESTIONE DELEL NOTIFICHE da questa configurazione deciderai se gestire le tue notifiche tramite email o tramite Donodoo.

Qui potrai configurare la tua firma, lingua, fuso orario e la mail (a cui ricevere le notifiche se scegli tramite email). 

Clicca su SALVA quando hai terminato le modifiche. 

Strumenti di base

Invia messaggio - Registra nota - Programma attività

Comandi base

Nello storico delle modifiche di ogni oggetto Donodoo trovi le funzionalità Invia messaggio - Registra nota - Programma attività - Allegati - Followers, vediamole insieme.

Invia messaggio


Se è stato configurato il dominio della tua realtà su Donodoo (per ulteriori info su questo tema scrivici un ticket) puoi far partire delle email dalla piattaforma ogni volta che trovi "Invia messaggio" (ad esempio sulle anagrafiche, sulle opportunità, sui contatti ecc). 

Il consiglio è di espandere sempre la finestra (frecce in basso a destra) per accedere ad un editor più amplio che ti permette una migliore composizione del messaggio.

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Accanto al destinatario principale, potrai aggiungerne di nuovi.
Ricorda che se ci sono dei follower impostati su questa anagrafica, anche loro riceveranno la mail.

Puoi inoltre modificare l'oggetto, il font di scrittura della mail, formattare il testo, inserire link e allegati ecc. 

Puoi anche sfruttare dei modelli email precostruiti, su questo tema torneremo in un altro capitolo.

Registra nota

Su ogni scheda potrai registrare note che saranno visibili solamente agli utenti che hanno accesso alla tua piattaforma Donodoo, le note non verranno inviate come email agli utenti esterni. 

Gli stessi comandi che troverai nell'invia messaggio (per allegare file o espandere l'editor) saranno disponibili anche qui. 

Inoltre, puoi sfruttare le note per scambiarti messaggi con gli altri utenti della piattaforma: utilizzando la @ potrai taggare i tuoi colleghi in modo che ricevano una notifica, come vedi nella foto: 

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Programma attività

Con questo comando puoi programmare attività su quella particolare scheda. Si aprirà una finestra di questo genere: 

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Potrai scegliere la tipologia dell'attività, un riepilogo e ed eventuali note nella casella di testo che vedi. 

Dovrai indicare a chi è assegnata l'attività (puoi infatti assegnarla ad altri utenti) e una data di scadenza; in base alla data di scadenza, l'attività sarà considerata futura (di colore verde) - odierna (di colore giallo)- in ritardo (di colore rosso) e sarà visibile sia sull'oggetto donodoo sia nell'icona della campanella in alto a destra.

Cliccando su "programma" salverai l'attività.

Segna completata: l'attività verrà salvata come già effettuata

Completata/Programma successiva: questa attività sarà salvata come completata e si aprirà in automatico una finestra per crearne un'altra. 

Scarta: eliminerai l'attività che stavi programmando

Strumenti di base

Menu di ricerca

Come effettuare una ricerca

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Tralasciando i bottoni sulla destra, che cambiano in base all'App di riferimento e che saranno approfonditi nelle pagine successive del manuale, per effettuare una ricerca hai la possibilità di usare: 

Le impostazioni di ricerca che potrai impostare possono avere diversi parametri, ovvero potrai inserire più di un filtro e raggruppare i record in più sottogruppi. 

Filtri

In base all'App che stai utilizzando potrai filtrare per diversi parametri. Donodoo ti propone alcuni filtri standard mentre da Aggiungi filtro personalizzato potrai ricercare maggiori criteri di ricerca. 

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La maggior parte dei parametri richiederanno una specifica, ovvero potrai inserire delle indicazioni che renderanno ancora più funzionale la tua ricerca:

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  1. contiene: nella riga sottostante potrai specificare cosa vuoi che sia contenuto
  2. non contiene: nella riga di testo libero sottostante potrai specificare cosa vuoi che non sia contenuto
  3. è uguale a: nella riga di testo libero sottostante dovrai specificare quale dovrà essere esattamente il contenuto
  4. non è uguale a: nella riga di testo libero sottostante dovrai specificare quale dovrà non essere esattamente uguale a
  5. è impostato: per ricercare i casi in cui quel parametro di ricerca è popolato
  6. non è impostato: per ricercare i casi in cui quel parametro di ricerca non è popolato

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In caso di più filtri in automatico il sistema utilizza la congiunzione "and" 
es. cognome è uguale a "Pippo" e data di nascita è precedente al "01/01/1989" -> verranno restituiti tutti coloro che rispondono ad entrambi i filtri impostati.

Possono essere inseriti anche più filtri con la congiunzione "or" 
Per fare questo clicca su "aggiungi condizione" in basso al menù a tendina accanto al tasto applica

Raggruppa per

Questo comando ti permette di raggruppare in base ad un parametro i diversi record, puoi anche unire due raggruppamenti per creare sottoinsiemi.

Nell'esempio sotto puoi vedere un raggruppamento per regione, ulteriormente suddiviso per città; prima imposti il raggruppamento per regione e successivamente imposti il secondo raggruppamento per città.

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Salvare tra i preferiti una ricerca

Se lo desideri puoi salvare tra i preferiti una certa ricerca impostata. Per farlo clicca su miBScreenshot_32.png. 

Screenshot_33.png  - > Screenshot_34.png

Dai un nome alla tua ricerca nella barra di testo. 

Inserisci il Flag "utilizzare come predefinita" se vuoi che all'apertura della pagina in cui stai salvando la ricerca il filtro salvato appaia di default (potrai sempre rimuoverlo in seguito). 

Inserisci "condividere con tutti gli utenti" se desideri che tutti i tuoi colleghi con un account nella piattaforma possano trovare quel filtro nel menù dei preferiti (se il flag non viene inserito quel filtro sarà visualizzabile solo da te). 

Infine, clicca su SALVA. 

N.B. Sotto la barra di ricerca trovi anche altre icone che cambiano in base alla pagina su cui ti trovi. 
Nell'ordine:

- le prime due ti permettono di cambiare la visualizzazione della pagina, passando da schermata kanban ad una a lista
- la terza ti mostra gli elementi segnati sul calendario
- la quarta sposta i dati su una tabella pivot che potrai personalizzare
- la quinta sposta i dati nei grafici che potrai personalizzare
- la sesta ed ultima ti mostra le attività pianificate sugli elementi della pagina

   


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Strumenti di base

Esportazioni

EXPORT SU FILE

Quando selezioni uno o più oggetti all'interno della pagina, appare un bottone centrale Action

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Nel menu a tendina che si apre, trovi la voce "Esporta" che ti permette di esportare in un file xls o csv.

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Nel riquadro di sinistra trovi tutti i campi estraibili, nel riquadro di destra trovi i campi già selezionati che usciranno sul file.

A sinistra puoi scegliere nuovi campi da aggiungere nel tracciato cliccando sul +; ogni volta che trovi il simbolo > prima di un nome, significa che puoi espandere quel campo e trovare tutte le voci secondarie ad esso collegate, anche queste selezionabili col simbolo +.

A destra puoi eliminare le voci che non ti interessano cliccando sul simbolo del cestino e modificare l'ordine con cui vuoi costruire il tracciato.

Quando hai terminare la costruzione del file, puoi esportare e puoi salvare il modello creato così da non dover ripartire da zero la volta successiva. Clicca quindi sul campo Modello > Seleziona Nuovo modello >Digita il nome che vuoi dare all'export (consigliamo un nome che ti aiuti a ricordarti facilmente di che modello si tratta) > clicca sull'icona del salvataggio.

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La volta successiva, cliccando su Modello, troverai l'elenco dei tracciati salvati su quella pagina dai diversi utenti.

Strumenti di base

App disponibili

Sulla dashboard di Donodoo trovi le icone di moduli gestionali offerti e in uso alla tua organizzazione.

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Le diverse App permettono di ampliare le attività che potrai gestire attraverso Donodoo. Ognuna di loro è dedicata ad un tema specifico, ma nessuna è "chiusa" rispetto alle altre; Donodoo infatti predilige un approccio integrato, permettendo interconnessioni tra le app per poter lavorare in modo più semplice e fluido.

Nel pacchetto base di Donodoo troverai attive solamente alcune App, altre dovranno essere attivate su richiesta.

Le App di base sono:
Ci sono poi altre App che offrono la possibilità di ampliare le funzionalità del sistema.
Man mano che la tua organizzazione cresce, Donodoo cresce con te!
   

Se questo elenco ti ha incuriosito e hai interesse ad aggiungere nuove app a quelle attualmente in uso sulla tua istallazione, contattaci sull'Helpdesk per analizzare insieme le tue necessità e valutare le migliori opzioni.

App Contatti

La Rubrica della tua organizzazione... e non solo! Di seguito esploriamo i menu navigabili nell'app Contatti.

App Contatti

Contatti

Questa App contiene tutti gli interlocutori della tua organizzazione: donatori, prospect, giornalisti, fornitori, ecc. 

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Quale è la differenza tra anagrafica Fundraising e Contatto?

Prima di tutto ricorda che anagrafica e contatto sono collegati: infatti per ogni anagrafica creata su Fundrasing, Donodoo crea automaticamente un suo corrispettivo contatto in quest'applicazione (questo perché per alcune interazioni tra app viene coinvolto il contatto e non l'anagrafica). Se invece create un contatto, Donodoo non genera automaticamente una sua corrispettiva anagrafica (questo perché non tutti i contatti devono essere necessariamente presenti anche in Fundraising).

Le anagrafiche registrate in Fundraising sono coloro (privati/enti) che verranno coinvolti nelle tue attività di raccolta fondi e su cui potrai registrare le donazioni e fare attività di segmentazione.

I contatti che non sono collegati ad un'anagrafica sono invece coloro (privati/enti) che non vuoi coinvolgere nelle tue attività di raccolta fondi, ma che vuoi tenere registrati per non avere queste informazioni sparse su file excel o rubriche personali.
Quando un tuo contatto diventa anche un donatore, puoi generare la sua anagrafica a partire direttamente dal suo contatto, cliccando sul contatore con l'icona del cuore: Donodoo ti reindirizza su una nuova anagrafica da salvare con i dati del contatto già presenti, dovrai aggiungere solo la Campagna Sorgente (ovvero l'attività con cui il contatto è diventato un donatore).

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Una volta salvata, anagrafica e contatto saranno collegati e potrai passare dall'uno all'altra cliccando sempre sul contatore con l'icona del cuore (dal contatto all'anagrafica) oppure sul campo Partner correlato (dall'anagrafica al contatto).

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I contatti all'interno di questa App si presentano in questo modo: 

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In alto puoi vedere i contatori che riassumono in breve le interazioni tra la tua organizzazione e il contatto stesso. 

Oltre ai dati anagrafici fondamentali legati al contatto, in fondo ci sono dei tab che ampliano le informazioni in merito all'anagrafica. Infatti, puoi creare sotto-contatti, informazioni riguardo alle vendite/acquisti, fatturazione e appuntare ciò che vuoi nelle note interne. 

L'app Contatti si presenta di default con una visualizzazione kanban, ma puoi modificarla scegliendo una visualizzazione a lista dal bottone dello screen sottostante.Screenshot_6.png
App Contatti

Configurazione - Etichette

Etichette contatto

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Etichette contatto: per inserire tag all'interno delle anagrafiche in modo da poterle filtrare e ricercare facilmente.

Le etichette configurate qua saranno applicabili anche alle anagrafiche Fundraising e se applicate ai Contatti, saranno aggiunte anche alla corrispondente anagrafica.

Ogni contatto può avere più di un'etichetta, queste ti serviranno come riferimento interno per ritrovare determinate anagrafiche. 
Ogni organizzazione sceglie le proprie in base al proprio metodo organizzativo interno, quindi scegli tu come sfruttare questo campo aggiuntivo!
App Contatti

Relazioni

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La voce Relazioni raggruppa tutte le relazioni che hai creato tra le anagrafiche.
Una volta create, le relazioni sono visibili sull'anagrafica dal contatore dedicato.

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La voce Tipi di relazione è dove configuri le relazioni che desideri tracciare tra i tuoi contatti.

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I tipi di relazione devono essere costruite indicando:
- il nome della relazione che viene visualizzato, es Figlio di
- il nome inverso, ovvero il nome che viene visualizzato quando si consulta la relazione dal punto di vista della seconda anagrafica, quindi se come nome si è indicato Figlio di, come nome inverso indichiamo Genitore di 
- Tipo anagrafica sinistra/destra: scegliendo tra Organizzazione/Persona, si decide tra quali tipologie di anagrafiche potrà essere stabilita questa relazione; nel caso quindi dell'esempio Genitore/Figlio entrambi i tipi di anagrafica dovranno essere Persona; nel caso di una relazione di lavoro, da un lato indichiamo Organizzazione e dall'altro Persona
- Categoria anagrafica sinistra/destra: un'ulteriore restrizione alle applicazioni della relazione può essere dato indicato quale etichetta l'anagrafica debba presentare; può essere scelta una sola etichetta tra quelle già create. 
- Gestione della relazione non valida: da questa voce decidi come deve essere gestita la relazione in caso di modifiche successive alle anagrafiche messe in relazione che rendono la relazione stessa non più valida perché non vengono più soddisfatti i parametri indicati, a scelta tra:
-- non consentire modifiche che comporteranno relazioni non valide 
-- consenti relazioni esistenti che non soddisfano le condizioni modificate
-- termina le relazioni per oggi, se non si adattano alle condizioni modificate
-- elimina le relazioni che non soddisfano le condizioni modificate

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Flaggando la spunta Simmetrica, la parte destra della relazione viene disabilitata; in questo caso quindi, deve essere indicato un solo nome per la relazione che è valido per entrambe le anagrafiche coinvolte, ad esempio Coniuge di 

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App CRM

L'App per cogliere tutte le opportunità e per gestire con cura le relazioni one2one che richiedono una maggiore attenzione (Major Donors, Lasciti, Corporate, Fondazioni...)

App CRM

App CRM

Questa App ti fornisce gli strumenti per gestire al meglio le relazioni one2one e seguire potenziali Major Donors, progetti Corporate, interessi per i Lasciti ecc. 
Per ognuna di queste occasioni speciali, puoi creare un'opportunità e spostarla lungo il flusso di lavoro creato ad hoc per tracciare tutte le azioni fatte da te e dai colleghi nella gestione della relazione fino all'ottenimento di un risultato finale.

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Opportunità

Iniziamo creando un'opportunità: ad esempio se un donatore si mostra interessato alla possibilità di un lascito e vuole avere maggiori informazioni. 

Puoi creare un'opportunità col bottone "Crea" oppure usando il simbolo + che vedi in cima alle colonne del flusso di lavoro; in questo modo l'opportunità verrà creata su una colonna diversa rispetto a Nuova. 

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Ogni opportunità potrà essere o meno collegata ad un donatore (come vedi l'unico campo obbligatorio, e quindi evidenziato con un colore diverso, per creare il report è il titolo).

Se collegata ad un'anagrafica Fundraising, l'opportunità eredita le informazioni (email, telefono, lavorazioni ecc) al fine di avere un quadro dei dati più importanti. Puoi sempre fare un salto sull'anagrafica per visualizzare in modo globale le informazioni semplicemente cliccando sul nome del donatore.

Le principali informazioni dentro l'opportunità:

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ADDETTO VENDITE

Ogni opportunità deve essere assegnata all'utente incaricat* di seguirla. Ogni opportunità può avere più follower e permette un lavoro di tipo molto condiviso, ma deve essere indicato un solo utente responsabile.

TEAM DI VENDITA

L'opportunità deve appartenere ad un team di vendita che può corrispondere all'ufficio di pertinenza.

I team devono essere configurati nel menu Configurazione > Team di Vendita

Per ogni team devono essere indicati gli utenti che ne fanno parte.
Ogni utente può far parte di più team di vendita.

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Il flag "E' un team lasciti" è disponibile solo se hai acquistato anche l'app Lasciti.

FASE

Nel corso della relazione con il donatore, l'opportunità dovrà essere spostata di fase per tracciare al meglio in che momento ci si trova e quali azioni sono state intraprese fino a quel momento.

Le fasi sono personalizzabili, queste quelle che troverai configurate di base:  

Una dopo l'altra, costituiscono il percorso che il team potrà immaginare per portare a termine l'opportunità.

Anche le fasi sono configurabili nel menu Configurazione > Fasi oppure possono essere aggiunte direttamente nella schermata del flusso globale.

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Una volta creata, la fase può essere modificata cliccando sul simbolo dell'ingranaggio accanto al più. 

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Sulla fase hai la possibilità di:

- modificare il nome
- indicare se si tratta di una fase vinta spuntando il flag "E' una fase vinta?" > in questo verranno spostate qui le opportunità segnate come Vinte
- "Minimizzata nel flusso" > con questo flag puoi ridurre la visibilità della colonna e delle opportunità al suo interno nella visualizzazione generale del kanban. Questa funzione è utile per restringere le fasi conclusive, quelle da tenere meno sotto controllo. In ogni momento puoi cliccare sul nome della fase per ingrandirla e navigare le opportunità comprese.
- Team di venta: una fase può essere abilitata per tutti o per un solo Team di vendita; puoi quindi creare fasi specifiche per il flusso di uno specifico ufficio.

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CHIUSURA ATTESA

Indica una data entro cui potenzialmente pensi di riuscire a chiudere questa opportunità, può esserti utile per organizzare al meglio il lavoro e non rischiare di allungare le tempistiche.

PRIORITA'

Usa le stelline per indicare la priorità di questa opportunità. Più stelline assegni, più la priorità verrà spostata in alto nel kanban, così da non perdere mai di vista quelle più urgenti.

ETICHETTE

Un utile strumento per aggiungere dei tag (uno o più di uno) alle tue opportunità, così da poterle poi ricercare e filtrare facilmente. Trovi il menù dedicato in Configurazione > Etichette. Puoi assegnare loro anche un colore per individuarle in modo ancora più rapido.

 

App Progetti

L'App per gestire al meglio i progetti della tua organizzazione

App Progetti

App Progetti

Questa App ti permette di suddividere i tuoi progetti in diverse attività sempre mantenendo una visione generale dell'andamento dello stesso. 

Per creare un progetto apri l'applicazione e clicca su crea

Dovrai nominare il progetto es. Campagna 5x1000 o Cena per raccolta fondi. 

Dovrai poi creare le colonne del tuo progetto: essere serviranno come riferimento rispetto all'andamento di ogni singola attività. Il sistema ti suggerisce di inserire "new, assegnato, in corso e done", ma potrai personalizzare lo stato di ogni tuo progetto a seconda delle sue caratteristiche. 

A questo punto puoi iniziare a creare le varie attività di cui si compone il tuo progetto. A esempio per una campagna 5x1000 le attività potranno essere: piano 5x1000, media plan, idea grafica, video spot, social network, stampa volantini, ecc. 

Come vedi, potrai assegnare ogni attività a te o ad un/una collega con utenza in Donodoo. 

Ogni attività può contenere più dati, se ci clicchi sopra potrai visualizzarne la scehda 

puoi appunto inserire una descrizione (campo di testo libero in fondo), una scadenza, eventuali etichette e colegare l'attività ad un cliente. 

Il sistema ti permette poi di differenziare fra di sè le diverse attività attraveros stelline, colori e/o immagini di copertina: 

ad esempio

 

 

 

App Fundraising

Guida per utilizzare l'App Fundraising, il cuore del tuo Donodoo Di seguito elenchiamo ogni voce del menù a disposizione nell'App Fundraising. Ogni voce è collegata ad una pagina di questo capitolo. - Donatori : trovi tutti i dettagli nella pagina Anagrafiche; - Donazioni: trovi tutti i dettagli nella pagina omonima; - Campagne: questa parte è suddivisa in più pagine - Segmento-Target, Liste, Campagne, Workflow e Esiti, Lavorazioni e Touchpoint; - Resoconti: qui trovi la possibilità di accedere ad una pivot già configurata che confronta le donazioni in entrata divise per tipologia e campagna di appartenenza; - Import/export: trovi tuti i dettagli nella pagina omonima; - Configurazioni: trovi tutti i dettagli nella pagina omonima

App Fundraising

Anagrafiche

Le anagrafiche all'interno dell'App Fundraising sono tutti quei contatti che la tua organizzazione considera donatori o potenziali donatori.

Il sistema in automatico effettuerà una suddivisione per semplificarti la gestione, infatti troverai i record divisi in: 

  1. donatori: tutte le anagrafiche che hanno già effettuato una donazione
  2. prospect: tutti coloro che non hanno mai donato ma sono potenzialmente interessati a farlo

Questa App sarà il cuore della tua raccolta fondi e ti offrirà un tool pensato per gestire grandi numeri di anagrafiche, segmentare dati in maniera dettagliata, integrare informazioni da tutto il processo di fundraising.

Creare un'anagrafica

Per creare un nuovo record devi cliccare sul pulsante crea in alto a sinistra del listing. Si aprirà una scheda in cui potrai aggiungere una foto del donatore e compilare tutti i campi che desideri, se non dovessero bastare avrai il campo a disposizione il campo di testo libero "Note interne". 

Le anagrafiche possono essere di tipo persona fisica o azienda, per scegliere la tipologia è necessario cliccare sul bottone corrispondente in alto: 

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Come sempre, solo i dati in violetto sono quelli che il sistema reputa fondamentali e obbligatori. 

In base alla scelta della tipologia di anagrafica avrai diversi campi a disposizione, alcuni  a testo libero, altri con un menù tendina. 

Ci sono poi alcuni campi che puoi compilare anche tu, ma per velocizzare il lavoro vi abbiamo inserito un automatismo particolare: 

Nelle anagrafiche di tipo azienda potrai specificare la tipologia tra: azienda, foundation, scuola, comune, associazione, ente, ministero, provincia e regione.

 

La composizione di un'anagrafica

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In alto troverai i contatori utili per indicarti velocemente l'ammontare donato, i numero di donazioni, le eventuali deleghe (donazioni ricorrenti), le liste di coinvolgimento dell'anagrafica, i touchpoint, le lavorazioni, gli appuntamenti, gli ordini effettuati e le eventuali relazioni tra altre anagrafiche (ultimi due contatori visibili cliccando su altro). Approfondiremo ogni elemento nelle pagine seguenti.

La scheda per ogni anagrafica conterrà tutti i campi anagrafici legati ad essa (nome, cognome, codice fiscale, ecc.) e altre informazioni legate al rapporto tra l'anagrafica e la tua organizzazione. Ad esempio, sarà mappata la data d'acquisizione, la campagna sorgente, chi ha creato il contatto, chi lo ha presentato e quando è stato modificato l'ultima volta. Questi dati ti saranno utili per avere un'idea generale del rapporto che la tua organizzazione ha costruito con quella persona, che poi troverà comunque approfondimento nel touchpoint. 

donation certification link: l'indirizzo web che potrà reindirizzarti all'attestato fiscale del donatore, per comprendere meglio questo argomento si consiglia di consultare il capitolo dedito.

Gli stati di un'anagrafica

Ogni anagrafica avrà un proprio stato, in base a determinate caratteristiche, essi sono: 

Privacy

Cliccando sul Tab in fondo potrai visualizzare tutti i campi privacy che potrai tracciare: 

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Ogni privacy potrà essere SI / NO oppure nullo. 

Donor check: gestire duplicati e incoerenze

Il Donor Check è il sistema atutomatico per eliminare errori all'interno delle anagrafiche salvate nel tuo database. In base alle configurazioni del tuo sistema Donodoo fa un controllo sui dati inseriti ed eventuali duplicati e le riporta appunto nel donor check. 

Attraverso l'apertura di un ticket nell'helpdesk di Metadonors puoi chiedere informazioni riguardo alle configurazioni temporali del Donor check, per sapere ogni quanto tempo viene eseguito il controllo e a che ora. Eventualmente è possibile modificare tali impostazioni.

In particolare vengono segnalati incongruenze in merito a: 

Per il telefono, la mail e il cellulare gli stessi controlli si ripropongono anche sui campi telefono2, mail2 e cellulare2.

Come risolvere le segnalazioni del Donor check

Le segnalazioni riguardo: 

-telefono non valido
-telefono2 non valido
-cellulare non valido
-cellulare2 non valido
-email non valida
-email2non valida

Si presentano in questo modo:

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Puoi utilizzare diversi comandi per salvare in stati diversi la segnalazione.

Caso 1: La segnalazione è esatta e i dati all'interno dell'anagrafica devono essere modificati
clicca su "modifica"> effettua le modifiche necessarie sui dati - per salvare le segnalazione come sensata essa deve essere salvata sullo stato "risolto", per fare questo puoi cliccare su "ignora" oppure spostare la segnalazione su "risolto". 

Caso 2: La segnalazione non è corretta e perciò l'anagrafica di riferimento non necessita di modifiche
la segnalazione deve essere salvata nello stato "annullato", per farlo puoi cliccare su "annulla" oppure spostare la segnalazione sullo stato "annulla". 

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Le segnalazioni che riguardano i duplicati si presentano in questo modo: 

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L'anagrafica di sinistra "principale" sarà quella considerata master, mentre quella di destra "da archiviare" sarà archiviata in caso d'unione. 
Utilizzando il comando "Scambia anagrafiche" puoi scambiare la posizione delle due anagrafiche.

Vediamo i diversi casi: 

1. comando "UNISCI"
cliccando su unisci indichi al donor check di unire le due anagrafiche selezionate spostando tutte le informazioni solo sull'anagrafica considerata principale, archiviando quella di destra e mantenendo quella di sinistra.

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casella con flag-> viene mantenuto il dato dell'anagrafica "principale"

senza flag-> viene sovrascritto il dato presente nell'anagrafica "da archiviare" all'interno dell'anagrafica "principale"

2. comando "IGNORA" - la segnalazione ha comunque un senso ma si preferisce mantenere entrambe le anagrafiche
cliccando su ignora le due anagrafiche rimarranno divise e la segnalazione verrà spostata su "risolto"

3. comando "ANNULLA"  

utilizza questo comando per salvare la segnalazione nello stato annullato, per le segnalazioni che non sono esatte.

App Fundraising

Donazioni

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Promesse

La promessa da parte di un donatore di una futura donazione. 

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I campi obbligatori sono Donatore, Campaign, payment mode e importo. 
La promessa ha diversi stati: 

1. Open: promessa ancora valida;
2. Done: donazione effettuata come promesso; 
3. Cancel: promessa eliminata;
4. Expired: promessa scaduta - questo stato è automatico se viene popolato il campo data di scadenza e questa risulta passata. 

Cliccando sul pulsante "rinnova" in alto a sinistra potrai rinnovare le promesse aggiornando la data di rinnovo. 

Donazioni

All'interno di questo menù troverai tutte le donazioni che la tua organizzazione ha ricevuto. 

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Tutte le entrate in forma di donazioni sono elencati in questo menù, per filtrarle poi utilizzare i filtri o le "scorciatoie" nella colonna che trovi a sinistra. 

Ogni donazione ha un suo codice ed è collegata ad una campagna. La tipologia della donazione se queste sono oneoff oppure ricorrenti e quindi collegata ad una delega o ad un impegno.

Gli stati delle donazioni possono essere: 

Una donazione può anche essere creata senza donatore di riferimento, ed essere: 

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Nei tab in fondo, in caso di donazione collegata ad un ordine di vendita nell'App Vendite potrai esplicitare il Sales Order e la riga prodotto corrispondente

Deleghe

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La delega è la scheda di riferimento per le donazioni ricorrenti transare attraverso SDD o Carte di credito. Ogni delega contiene una o più donazioni, in base alla frequenza e alla data di delega. La data di prossima donazione si aggiorna in automatico in base alla frequenza comparata alla data ultima donazione. 

Nei Tab in fondo troverai la lista delle donazioni e degli insoluti collegati ad ogni singola delega, che potrai visualizzare anche dai contatori in alto. 

Gli stati delle deleghe sono: 

  1. nuovo
  2. da controllare: stato temporaneo per check dei dati;
  3. attivo: delega che genera donazioni;
  4. sospeso: quando c'è un insoluto (la delega si sposta automaticamente in sospeso quando viene restituita una donazione annullata);
  5. annullato: deleghe su cui non sono mai stati fatti pagamenti perchè donatore ha chiesto annullamento prima della data prima donazione della delega;
  6. revocato: quando donatore chiede di interrompere;
  7. chiuso: le deleghe si spostano da revocata a chiusa dopo circa due anni, la logica è che le revocate possono essere recuperate e riaperte, le chiuse non ha senso recuperale perché è passato troppo tempo.
Impegni

Gli impegni sono tutte quelle donazioni ricorrenti che non vengono transate in Donodoo. 

Come per le deleghe, anche gli impegni sono schede in cui vengono riportati tutti i dati anagrafici e di pagamento del donatore, a cui poi devono essere collegate le donazioni/gli insoluti corrispondenti. 

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 Gli stati degli Impegni sono gli stessi delle Deleghe.
App Fundraising

Modi di pagamento e registri

Modi di pagamento e registri 

In ogni donazione di Donodoo, sia essa oneoff che regolare, hai la possibilità di tracciare il metodo di pagamento utilizzato. Ciò ti permette di studiare quale metodo di pagamento è preferito dai tuoi donatori e di agevolare la gestione contabile amministrativa (soprattutto se la tua organizzazione deve comunicare le donazioni tracciate ricevute con il Modulo AdE). 

Durante la fase di startup viene richiesta una lista che contenga modi di pagamento e registri proprio per consegnarvi la versione di Donodoo che possa essere già pronta per l'utilizzo. 
Eventuali personalizzazioni future sono possibile ma è altamente consigliato richiedere il supporto del servizio assistenza prima di procedere. 

Iniziamo a capire come funziona Donodoo. In ogni donazione viene tracciato la modalità o modo di pagamento e il registro, seguendo questa logica:

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Puoi personalizzare sia i modi di pagamento che i registri, andando su App Fatturazione >configurazione: 

Ogni modi di pagamento ha uno o più registri collegati. 

Vediamo come aggiungere un modi di pagamento con i relativi registri: 

1. aggiungi i registri che desideri collegare (o verifica che siano presenti) 

un registro è composto da: nome, tipologia (vendita/acquisto/cassa/banca/varie) e un codice il breve. Ad esempio il registro paypal sarà così:

2. aggiungi il modo di pagamento: app fatturazione>configurazioni

Per creare il modo di pagamento dovrai compilare più campi: 
-nome (es. assegno, bonifico bancario)
-metodo di pagamento inbound (in entrata) o outbound (in uscita)
-link to bank account: può essere inserito sempre come "fisso"
-journals filter (in cui dovrai selezionare i registri connessi a quel modo di pagamento) 

 

App Fundraising

Impegni & Deleghe

Impegni

Gli impegni sono record che servono per tracciare la volontà di un donatore di donare periodicamente in questi due casi:

a. per propria iniziativa (quando promette di fare un bonifico con una certa frequenza)

b. la donazione ricorrente è transata su piattaforme esterne a Donodoo

Gli impegni sono visualizzabili in App Fundraisig >donazioni>impegni

come vedi i campi obbligatori sono: 

  1. campagna sorgente: la campagna di riferimento
  2. campagna corrente: se nel tempo l'adesione dell'impegno è diversa da quella sorgente
  3. modalità di pagamento
  4. frequenza
  5. importo
  6. data impegno

Gli impegni possono anche essere orfani (senza un donatore di riferimento) o anonimi (senza il donatore per volontà dello stesso).

Dovrai essere tu, manualmente o con un import, a creare la donazioni all'interno dello impegno.

in caso di sviluppo integrazioni per import automatico da piattaforme terze il processo import delle donazioni all'interno dgli impegni o gli impegni ex novo sarà automatico

Gli stati degli impegni possono essere:

Deleghe

Le deleghe sono record che riassumono gli stati dei donatori regolari per donazioni transate in Donodoo. 

Le deleghe sono visualizzabili in App Fundraisig >donazioni>deleghe

Al momento di creazione di una delega (bottone CREA) i dati considerati obbligatori sono: 

  1. campagna sorgente: la campagna di riferimento
  2. campagna corrente: se nel tempo l'adesione dell'impegno è diversa da quella sorgente
  3. modalità di pagamento
  4. frequenza
  5. importo
  6. data delega

Gli stati delle deleghe possono essere:

App Fundraising

Campagne

Definizione Campagna

La Campagna rappresenta una specifica attività attraverso la quale l'organizzazione pone in essere la propria strategia operativa di fundraising.

Per ogni attività che vorrai effettuare sarà necessario avere una campagna di riferimento.

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I campi obbligatori sono quelli che vedi in violetto: nome campagna, tipologia, sorgente, data inizio e data di fine. 

Una volta salvata, la campagna rimarrà in BOZZA fino a che non attiverai la campagna. 

La campagna può coinvolgere anagrafiche già presenti nel tuo database oppure essere creata per anagrafiche che importerai da altri canali. 

Parametrizzazione Campagne

puoi personalizzare ogni parametro delle tue campagne da App Fundraisin>configurazione


• TIPI CAMPAGNA: è un tipo di attività qualificata per mezzo dell'assegnazione degli attributi specificati nei primi tre punti successivi: Esempio "unità di fundraising (es: individui) + obiettivo (es: Upgrade) + strumento (es: mailing)

• UNITA' DI FUNDRAISIG: l'area del dipartimento fundraising che ha la responsabilità di un determinato tipo di attività

• OBIETTIVO: gli obiettivi dei tipi di campagna, cercano di descrivere ciò che il fundraiser si pone rispetto alla suo schema di raccolta fondi. Sono mirati a descrivere l'obiettivo di fondo dell'attività oggetto della campagna. Ad esempio, gli obiettivi potranno essere: Acquisizione, Upgrade e Loyalty (che possono essere raggruppati in Fidelizzazione), Recapturing, Oneoff, Lasciti o più specificatamente 5xmille, Lead, Firme. etc..

• STRUMENTO: è lo strumento attraverso il quale l'attività si pone in essere (mailing; sms; ecc.)

• SORGENTE: è la fonte dalla quale si originano le entrate/anagrafiche (web; acquisto lista; evento; ecc.). Più in generale può anche esprimere il tipo segmentazione operata sul data-base che ha dato come risultato un determinato target.

Gli abbinamenti tra i diversi elementi di qualifica appartenenti alle suddette categorie sono molteplici e quindi si possono avere molteplici combinazioni.
L'interpretazione che viene data ad ogni tipologia di campagna resta comunque condizionabile dagli obiettivi conoscitivi
che ha ogni organizzazione e dalla modalità di analisi del proprio fundraising.

Si consiglia di mantenere una certa coerenza per rendere maggiormente agevole l'interpretazione dei parametri e quindi di implementazione degli stessi in modo da poter garantire una certa comparabilità dei dati nel tempo.

Campagne che coinvolgono anagrafiche già presenti nel tuo database

per coinvolgere anagrafiche già presenti nel tuo db in una campagna: prima crea un segmento, collegalo alla lista e nel campo lista della pagina della campagna inserisci il nome della stessa. 

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Una volta incluse le anagrafiche che dovrai coinvolgere nell'attività oggetto della campagna, puoi procedere ad attivarla. 

Per attivare la campagna clicca su ATTIVA in alto a sinistra

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Quando attiverai la campagna si creeranno le lavorazioni, una per ogni anagrafica che hai coinvolto. 

I contatori in caso di campagne indirizzate ad anagrafiche già esistenti conteggiano:
- quante lavorazioni sono state create;
- quante anagrafiche hanno partecipato attivamente (es: coloro che hanno donato dopo un invio mail di richiesta oneoff)
- quante donazioni ha creato quella campagna (campagna= campagna in oggetto);
- quante deleghe sono nate grazie a quella campagna (campagna sorgente= campagna in oggetto).

Campagne che coinvolgono persone esterne al tuo database

Pensiamo ad una campagna legata ad un widget online di raccolta fondi, in questo caso dal widget possono arrivare donazioni di persone già registrate in database, ma la maggior parte riguarderà anagrafiche con cui fino a quel momento la tua organizzazione non ha avuto rapporti.

I contatori in caso di campagne indirizzate ad esterni conteggiano:
- quante lavorazioni sono state create;
- quante anagrafiche hanno partecipato attivamente (quante anagrafiche nuove sono state create con campagna sorgente quella in oggetto); 
- quante donazioni ha creato quella campagna (campagna= campagna in oggetto)
quante deleghe sono nate grazie a quella campagna. (campagna sorgente= campagna in oggetto).

Esportare le lavorazioni

Puoi esportare le lavorazioni in diversi formati già predisposti. Questa funzione può essere utile in caso di utilizzo di software o fornitori esterni (esempio se utilizzi un software di invio mail massivo o un corriere per le spedizioni postali). 

Una volta creata la campagna di riferimento, dovrai attivarla affinché si creino le lavorazioni. 

Per esportare clicca su "esporta lavorazioni" in alto a destra: 

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Di default Dnd esporta le lavorazioni in stato Nuovo che non sono state ancora esportate, ma i flag disponibili permettono di decidere quali lavorazioni esportare, in base allo stato in cui si trovano e decidendo se prendere in considerazione tutte le lavorazioni o solo quelle che non sono ancora state mai esportate.

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E' possibile poi scegliere:

- nome file

- tipo d'estrazione

- tipo di file (csv o xls)

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Tipo di tracciato:
A)"Poste Italiane" che contiene, oltre ai dati anagrafici di base delle anagrafiche coinvolte, gli indirizzi postali;
B) "Callcenter" che contiene, oltre ai dati anagrafici di base delle anagrafiche coinvolte, i numeri di telefono;
C)"DEM" che contiene, oltre ai dati anagrafici di base delle anagrafiche coinvolte, le email;
D)"Attestato fiscale" che contiene, oltre ai dati anagrafici di base delle anagrafiche coinvolte, i link che riportano agli attestati fiscali personali (esempio);
E)"Facebook Audience" che contiene, oltre ai dati anagrafici di base delle anagrafiche coinvolte, le informazioni necessarie per creare campagne su Facebook.
F) "Personalizzato" è possibile creare un tracciato personalizzato, nel menu Configurazione si trova la voce "Campaign Exports Layout" a cui è dedicata una sezione a parte.

Post action: 
- segna lavorazioni come inviate= il sistema metterà in automatico le lavorazioni su stato Inviato, dovrai poi chiuderle una volta terminato l'invio;
- chiudi lavorazioni= in questo caso le lavorazioni verranno chiuse, infatti il sistema ti chiederà quale esito vuoi scegliere. 

L'esito in questo esempio potrà essere "Invio Direct Mailing" che per come viene configurato di default non effettua nessuna operazione (workflow vuoto). 

Una volta esportate, si creerà un file in fondo alla scheda della campagna nel tab esportazioni

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App Fundraising

Segmento

Il segmento è uno strumento che ti permette di impostare delle regole statiche per applicare delle condizioni o filtri, e selezionare le anagrafiche che corrispondono alle regole indicate. 

Le regole che possono essere impostate sono numerose e si sommano fra di loro. 

Creare un segmento

Per creare un segmento vai nell'App fundraising, clicca su campagne>segmenti>crea

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Il segmento offre la possibilità di configurare più regole, iniziamo ad analizzare la struttura dello strumento: 

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Il segmento si compone:

- Contatori: In alto a destra (numero 1), puoi visualizzare i contatori dei donatori e delle deleghe che ti indicheranno quanti record avrai incluso nel segmento dopo aver inserito le regole di riferimento. 

- Titolo: Al numero 2 dovrai scrivere il titolo del tuo segmento, esso dovrà riassumere il gruppo di anagrafiche che vorrai segmentare. 

- Descrizione: al numero 3 trovi un campo di testo libero dedicato alla descrizione del segmento. Consigliamo di includere all'interno di questo spazio le regole che sono state impostate nel segmento per permettere di agevolare il lavoro ed avere sempre un elenco di riferimento. 

Numero 4: i diversi tab (in ordine: donatori, privacy, deleghe, donazioni, lavorazioni e touchpoint) includono tutte le regole che puoi impostare divise per macrocategoria di appartenenza. 

IMPORTANTE: all'interno del tab deleghe è presente la possibilità di creare regole particolari che agiscono sull'intero segmento

  1. "Regole del segmento": i donatori che estrai sono l'intersezione fra quelli che corrispondono ai filtri "Donatori" e i donatori collegati alla delega
  2. "Nessuna delega": solo donatori che non hanno deleghe
  3. "Qualsiasi": i donatori sono quelli che corrispondono ai filtri "Donatori" e basta, senza considerare quelli delle deleghe

Se perciò desideri che il funzionamento del segmento non sia influenzato dalle deleghe assicurati che sia selezionata la regola "QUALSIASI", in questo modo:

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Una volta che avrai configurato tutte le regole necessarie clicca su SALVA e poi su REFRESH SEGMENT. 

REFRESH SEGMENT è il tasto per aggiornare il tuo segmento, assicurati di averlo cliccato per visualizzare i dati aggiornati prima di utilizzarli

Alcuni casi d'uso più comuni:

CONSIGLIO: Per comprendere come intersecare lo strumento "Segmento" con liste e campagne si consiglia di visualizzare il capitolo "Caso d'uso: "DM Natale" dal segmento alla campagna"
App Fundraising

Liste

La lista rappresenta un elenco delle anagrafiche coinvolte in una specifica campagna. La lista è il contenitore delle anagrafiche trovate attraverso la procedura di segmentazione. 

A differenza del segmento la lista è un elenco "chiuso" di anagrafiche, non vi è infatti la possibilità di ricaricare l'elenco e imporre regole come nel segmento.

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Crea la lista cliccando sul tasto "crea" in alto a sinistra della schermata Fundraisign>campagne>liste.

Il dato da inserire è solamente il nome. 

Puoi aggiungere donatori alla lista in diversi modi: 

  1. Dal segmento 
    dalla schermata del segmento clicca su action>usa segmento> e cerchi la lista di riferimento (se la hai già creata, altrimenti la crei sul momento) 

  2. Dalla campagna 
    dalla schermata della campagna campo liste inserisci il nome della lista di riferimento

  3. Dalla lista> TARGET EDITORScreenshot_8.png
    si aprirà una finestra dalla quale potrai effettuare diverse operazioni, concentriamoci sull'aggiungere donatori
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    Screenshot_10.png
    potrai scegliere tra: 
    - manuale: aggiungendo a mano i donatori cliccando si "aggiungi riga" nel campo sottostante; 
    - dal segmento: dovrai selezionare il segmento che ti interessa; 
    - da file: se vuoi importare nella lista le anagrafiche contenute in un file che hai precedentemente esportato (in questo caso sarà necessario un csv con la colonna "codice donatore" popolata secondo i codici donatori del tuo Donodoo)

Come svuotare una lista

In caso venga creata una lista errata hai due possibilità: 

1. [operazione consigliata] Selezione la lista>action>ARCHIVIA
Potrai creare poi un'altra lista corretta (quella archiviata non sarà più visualizzata nel listing almeno che non inserisci il filtro "active è falso")

2. usare Target editor
esporta codici donatori dalla lista in csv>target editor> rimuovi donatori>da file e inserisci il file esportato. 

ATTENZIONE: non usare il comando "elimina" nè con le liste e nememno con i donatori altrimneti rischi di perdere anagrafiche 

App Fundraising

Lavorazioni

Cosa sono

Le lavorazioni sono schede che riassumono tutti i dati delle anagrafiche coinvolte in una particolare azione. Sono metodi che il sistema utilizza per automatizzare molte azioni. Da esse potrai aggiornare i dati delle anagrafiche, creare donazioni, creare touchpoint, attivare o revocare deleghe ecc. 

Quando si creano

Le lavorazioni si creano sempre collegate ad una campagna di riferimento: la campagna è il contenitore dell'attività e le lavorazioni sono le azioni che quell'attività richiede. 
Possono essere create in automatico dall'attivazione di una campagna, create manualmente o essere importate. Approfondiamo qui i primi due casi, mentre per la parte importazione consultare la pagina "import/export". 

Nel momento in cui attivi una campagna si creano in automatico tante lavorazioni quante anagrafiche sono state coinvolte nella campagna stessa. In base all'esito che destinerai loro si creeranno gli automatismi collegati, riguardo a questo argomento si consiglia di consultare anche la pagina legata ai workflow e agli esiti. 

Come sono strutturate

Nella prima parte la lavorazione riporta le informazioni legate al motivo della sua esistenza: qui infatti viene riportata la campagna alla quale è collegata con le sue caratteristiche e l'anagrafica a cui fa riferimento. 

In fondo alla pagina troverai diversi tab (in ordine donatore, privacy, delega, donazione, face2face, promessa), questi conterranno le informazioni che la lavorazione utilizzerà per completare il lavoro.

A destra, o in fondo in base alle dimensioni dello schermo, trovi sempre il classico specchietto di Donodoo in cui puoi inviare messaggi, registrare note, pianificare attività e mantenere traccia delle modifiche effettuate sul record. 

Come funzionano

Le lavorazioni possono essere assegnate ai diversi utenti che sono registrati in Donodoo, questo è un'ottimo metodo per gestire il lavoro col tuo team. 

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L'utente a cui assegnerai la lavorazione riceverà una notifica all'interno dell'app Comunicazioni, che potrà visualizzare anche dal menù in alto (simbolo campanella). 

Ogni lavorazione dovrà chiudersi con un ESITO. Infatti, in base alla natura di quest'ultimo la lavorazione produrrà diverse conseguenze/automatismi nel tuo database. [si consiglia di consultare la pagina workflow e esiti per comprendere meglio questa affermazione]

Attenzione! il sistema reputa i dati contenuti nella lavorazione come i più recenti, perciò se andrai ad aggiornare dati di anagrafiche già esistenti essi saranno sovrascritti. 

Gli stati di una lavorazione

Gli stati di una lavorazione possono essere: 

Come si chiude una lavorazione

Le lavorazioni possono essere chiuse in diversi modi: 

A) in modo manuale una ad una
Dovrai cliccare su CHIUDI LAVORAZIONE e poi dovrai scegliere l'esito corretto (gli esiti disponibili saranno quelli per i quali la tipologia di campagna è attiva - si consiglia di consultare la pagina workflow e esiti per approfondire)

B) in modo manuale massivo
è possibile chiudere in modo massivo le lavorazioni se esse sono appartenenti alla stessa campagna, visto che in base alla tipologia della campagna ci saranno diversi esiti attivi. Puoi procedere dal listing generale delle lavorazioni raggruppando per campagna (prima foto), oppure dalla campagna cliccare sul contatore delle lavorazioni e selezionarle da lì (seconda e terza foto)

C) in modo automatico dall'estrazione delle lavorazioni nella campagna
Procedi estraendo le lavorazioni dalla campagna [consultare pagina delle campagne per capire come fare], inserisci nel menù post action "chiudi lavorazioni" e scegli l'esito corretto:

 

Esempi di lavorazioni in verifica:

All'interno della lavorazione (job) dopo i dati di riferimento, troverai il campo ERRORE. Nel caso in cui la lavorazione si trovi in verifica nel campo errore il sistema riporterà dettagliato il problema.

molte lavorazioni in verifica potranno presentarsi in caso di sincronizzazione lead/donazioni da piattaforme esterne

A) errore per mancanza informazioni obbligatorie (come il metodo di pagamento se la lavorazione viene utilizzata per creare una donazione)
Questo esempio illustra come può verificarsi un errore in termini di mancanza di dati obbligatori legati alla creazione del record "donazione". Ciò si verifica quando la lavorazione ha un esito con workflow "create donation", se non sono stati inseriti correttamente o comunque mancano dati essenziali il sistema blocca la lavorazione e la segnala nello stato "in verifica" con questo errore

Per risolverlo basterà aggiornare i dati relativi al metodo di pagamento della donazione nel tab di riferimento:

Una volta corretti clicca su processa lavorazione, se non ci sono altri problemi la lavorazione verrà inviata allo stato "completata"

B) errore per duplicato

Ogni volta che la lavorazione avrà come workflow il comando "update donor"-"create donor" effettuerà un check tra le anagrafiche esistenti prima di crearne una ex-novo. Se il sistema rileva anagrafiche con il nominativo e almeno una informazione personale uguali (es. telefono, email, codice fiscale ecc.) viene segnalato questo errore:

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per risolvere il problema e far sì che la lavorazione vada correttamente nello stato completata: 

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1. COMPARA: clicca sulle informazioni della riga grigia in fondo (clicca in un qualsiasi punto della riga ma non su seleziona)
Si aprirà una finestra che ti mostra tutte le informazioni dell'anagrafica già esistente nel database a cui il sistema ti chiede se vuoi unire quella che andrai a creare;

2. CREA ALTRA ANAGRAFICA SENZA UNIRE: se le due anagrafiche segnalate dal sistema NON devono essere unite devi indicare al sistema di creare un'altra anagrafica diversa da quella segnalata come potenziale duplicato. Per farlo clicca sul pulsante "crea nuovo donatore" in alto a sinistra;

3. UNISCI: se il sistema ha correttamente individuato un duplicato, dovrai indicare di unire i due record.

[Attenzione! Il sistema andrà aggiornare i dati, considerando che quelli contenuti nella lavorazione siano i più recenti: se ad esempio nella vecchia anagrafica c'è un numero di telefono diverso da quello riportato nella lavorazione, verrà sovrascritto. Se vuoi evitare questo agisci manualmente sull'anagrafica già esistente per mantenere il dato salvato (magari spostando il numero dal campo telefono al campo telefono2). ]
Per unire le due anagrafiche clicca su SELEZIONA a sinistra della riga. la lavorazione in automatico intraprende di nuovo il processo indicato dal workflow dell'esito fino ad essere inserita nello sato "completata". 

App Fundraising

Esiti

Cosa sono gli esiti

L'esito serve per chiudere la lavorazione, spostandola nello stato Completato.

Questo elemento indica come si è conclusa la lavorazione e può portarsi dietro un workflow (illustrato nel capitolo successivo), ovvero una serie di operazioni automatiche svolte da Donodoo sull'anagrafica in oggetto.

Ad esempio, in una campagna telemarketing, per ogni donatore contattato telefonicamente ho una lavorazione; al termine della chiamata, l'esito che uso per chiudere la lavorazione indica come si è concluso il contatto con il donatore: può aver accolto positivamente la richiesta di donazione, può non aver risposto, può aver declinato la richiesta ecc.

L'esito resta salvato nella lavorazione e può essere oggetto di ricerca tramite filtro, di segmentazione o di analisi in tabella pivot. 

La pagina dedicata agli esiti si trova nell'App Fundraising> Menu Configurazione> Esiti

In questa pagina, trovi degli esiti standard già disponibili su Donodoo; puoi partire da quelli per crearne di nuovi, più rispondenti alle tue esigenze.  

Creare un esito

Nella creazione di un nuovo esito indica la descrizione e il codice corrispondente (dati obbligatori): se per la creazione del codice consigliamo di usare un codice breve (SEDE, OOFF, PRVC...), nella descrizione puoi aggiungere qualche informazione in più: ad esempio descrizione "Crea Oneoff" per il codice "OOFF"

- WORKFLOW: seleziona dal menu a tendina il workflow che desideri, ovvero il workflow che contiene le attività che devono essere effettuate per completare quell'esito, rimanendo sullo stesso esempio per creare una oneoff serve un workflow di questo tipo "Registra Donazione Oneoff+touchpoint" (che prevede create_donor, create_oneoff, update_privacy_flag e create_touchpoint)  

I campi successivi sono utili per categorizzare l'esito e permetterti di classificare in fase di analisi successiva alla campagna come sono andate le azioni svolte.
- TIPO ESITO: a scelta tra utile/non utile, per distinguere tra gli esiti utili ai fini dell'analisi (conversione positiva, conversione negativa...) e quelli non utili (donatore non raggiungibile, donatore deceduto...)

- CATEGORIA ESITO: a scelta tra positivo/negativo/lordo, tra gli esiti definiti utili al campo precedente, puoi ulteriormente classificarli se sono positivi (conversione positiva), negativi (posizione negativa) o lordi (neutrali) 

- ORIENTATO ALLA PRIVACY: inserire flag se l'esito interviene sulla privacy dell'anagrafica, se prevede quindi un'azione di modifica dei consensi privacy

Una volta configurato l'esito, devi renderlo disponibile per poterlo utilizzare.

Clicca su "Aggiungi riga" e selezionare le tipologie di campagna per le quali vuoi attivare quell'esito. 

Per esempio l'esito OOFF deve essere attivo su tutte le tipologie campagne che potranno produrre delle donazioni oneoff (esempio tipologia campagna Spontanei WEB). 

 

App Fundraising

WorkFlow

Cosa sono i WorkFlow

I WorkFlow sono i flussi di lavoro che andranno assegnati ad un esito per permettere al sistema di creare automatismi. Essi sono composti da una o più attività, in modo che Donodoo possa eseguire più operazioni in una sola volta. 

Ad esempio un workflow può essere nominato "Registra Donazione Oneoff" al cui interno ci saranno queste attività:

  1. create_donor: crea l'anagrafica del donatore se il sistema di controllo non trova già un'anagrafica esistente
  2. update_donor: se l'anagrafica è già esistente il sistema la aggiorna
  3. create_oneoff: crea la donazione oneoff
  4. update_privacy_flag: se devono essere aggiornati dati riguardo alla privacy
  5. create_touchpoint: crea il touchpoint sull'anagrafica in questione

 

Configurazione dei WorkFlow

Ogni workflow può essere composto da più attività, ad esempio crea anagrafica donatore+registra oneoff.

 

Troverei già alcuni worflow di default quando inizierai ad utilizzare la tua istanza, ecco qualche esempio: 

Nome Attività Esempio d'utilizzo
Crea lead create_prospect
update_donor
update_privacy_flag
create_touchpoint		 Iscrizione online newsletter per nuove anagrafiche
Crea Touchpoint create_touchpoint Partecipazione ad un evento

Registra Donazione Oneoff 

 create_donor
update_donor
create_oneoff
update_privacy_flag
create_touchpoint		 Ricezione donaizone oneoff da form sul sito

Donatore Deceduto 

 donor_death Aggiornamento anagrafiche in cado di donatore deceduto

Blacklist

 blacklist_donor Sposta l'anagrafica sullo stato Blacklist (per escluderlo da future lavorazioni)

Aggiorna Dati Anagrafici

 update_donor
update_privacy_flag
create_touchpoint		 Aggiornamento anagrafiche dopo contatto con loro (es dopo campagna callcenter)

In caso di aggiornamento privacy ("update_privacy_flag"), il campo Direzione sulla lavorazione deve essere impostato su Inbound.
La direzione inbound permette di procedere alla modifica della privacy originale, mentre la Direzione Outbound porta la lavorazione in Verifica perché considera un'anomalia che si cerchi di modificare la privacy con una lavorazione che va in direzione opposta; con outbound è come se fosse una esportazione di dati che quindi non dovrebbe prevedere modifiche ai dati privacy.

Come viene fatto il match con le anagrafiche già registrate?

La maggior parte dei workflow prevede la creazione di una nuova anagrafica o l'aggiornamento di un'anagrafica esistente. In fase di chiusura della lavorazione, Donodoo svolge una ricerca in database per individuare un'eventuale anagrafica già esistente basandosi su dati come codice fiscale, dati di contatto (email, tel, cel, indirizzo), così da non generare doppioni.

Se nella lavorazione è presente il codice donatore, il match viene fatto in modo automatico basandosi sul codice univoco dell'anagrafica.

Se non è presente alcun codice donatore e Donodoo trova possibili riscontri in database, la lavorazione esitata con tale workflow andrà in Verifica con la dicitura "There are several potential donors", rendendo necessario un intervento manuale di un operatore per terminare il processo. Nella parte bassa della lavorazione, il sistema suggerisce il donatore (o i donatori) già registrato in db con cui ha trovato un'affinità di dati e che quindi considera potenzialmente la stessa persona. Se è così, clicca su Seleziona per far ripartire la lavorazione e portarla a termine.
Se invece non vuoi seguire i suggerimenti forniti, clicca sul bottone "Crea nuovo donatore" per creare una nuova anagrafica.

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La procedura manuale è consigliata per avere un controllo su questo tipo di associazioni che quando vengono delegate al sistema (rendendole automatizzate) si portano dietro un certo rischio di errore.

In caso di grandi numeri, può far comodo avere a disposizione un processo automatico per non dover passare in rassegna centinaia di lavorazioni in verifica. 
Questa opzione si attua con il flag "Associa donatore automaticamente" all'interno della bolla Create Donor.

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Flaggando la spunta, il workflow in oggetto svolge una serie di operazioni per individuare la giusta anagrafica a cui agganciarsi:

- la prima ricerca riguarda i campi Nome e Cognome, successivamente l'indirizzo e-mail. Se trova un'unica corrispondenza si aggancia a quell'anagrafica; se non trova una corrispondenza sulla mail, passa a controllare gli altri campi della lavorazione, telefono, cellulare, codice fiscale, dati di pagamento, cap, assegna un punteggio ad ogni anagrafica individuata e sceglie quella con la corrispondenza più precisa, ovvero con il punteggio più alto.

- Il punteggio di cui sopra è un elemento fondamentale di questo passaggio e si può dare l'indicazione di quanto deve essere alto per procedere all'assegnazione automatica. Nel campo "Match Trashold" deve essere indicato un numero da zero a 100.
Se si inserisce un numero più basso di 100, si abbassa il punteggio necessario per il match automatico e l'associazione potrà essere meno precisa.
Indicando il numero 100, dopo aver fatto i controlli, Donodoo assegna un punteggio sulla base della corrispondenza di nome e cognome. A quota 100, significa che nome e cognome devono essere identici (nel caso di una lavorazione con tutti i dati uguali ad un'anagrafica, ma nome o cognome diversi, la lavorazione andrà in verifica richiedendo un intervento manuale).  

- usando il flag "Weak match", l'associazione verrà invece fatta solo attraverso nome e cognome e ragione sociale, senza guardare gli altri dati. 

Creare un WorkFlow

Per creare un workflow vai nell'app fundraising>configurazione>workflow

Seleziona CREA in alto a sinistra 

Troverai questa schermata 

Scegli un nome che possa ricordarti quela attività svolgerà quel workflow (esempio: Crea/Aggiorna Anagrafica) 

Clicca poi su "aggiungi riga" per configurare le attività che il sistema dovrà gestire in automatico su quel workflow. 

Troverai diverse azioni che puoi configurare per creare automatismi nel workflow. Aggiungendo le righe necessarie potrai creare il tuo workflow, ovvero l'automatismo in Donodoo necessario per l'attività che vuoi svolgere. 

Ad esempio se vuoi registrare una donazione oneoff e creare un touchpoint potrai utilizzare questo workflow che vedi sotto:

Con questo workflow (usato in fase di importazione >vedi capitolo import/export) il sistema aggiornerà eventuali dati dell'anagrafica se esistente o ne creerà una nuova + creerà il record della donazione oneoff + aggiornerà eventualmente la privacy + creerà un record relativo ad un touchpoint. 

Update donor - Aggiornamento sicuro donatore 

Nella bolla "update_donor (aggiorna donatore)" è disponibile il flag "Aggiornamento sicuro donatore": se selezionato, l'aggiornamento dei dati non sovrascrive i dati già registrati in database ma aggiunge solo quelli che risultavano mancanti. 

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Esempio: ho un'anagrafica con nome, cognome, indirizzo fisico > importo dei nuovi dati che comprendono nome, cognome, indirizzo fisico, cellulare e email e aggiorno anagrafica con flag "Aggiornamento sicuro" > l'anagrafica in database si arricchisce di cellulare e email (che mancavano in database) ma NON vengono sovrascritti nome, cognome e indirizzo fisico che risultavano già presenti in database.
Questa funzione può essere utile in caso di raccolta dati da form web per scrivere solo i dati mancanti e contemporaneamente mantenere inalterati i dati già acquisiti.

App Fundraising

Touchpoint

Un touchpoint per Donodoo è un record per salvare un punto di contatto che l'organizzazione ha avuto con quella anagrafica. 

Potrai decidere se creare automaticamente dei touchpoint dalle lavorazioni utilizzando le configurazioni contenute nel workflow degli esiti. [per approfondire questa parte consultare il capitolo "Workflow ed esiti"]

I touchpoint conterranno le informazioni relative alla campagna nella quale l'anagrafica in oggetto è stata coinvolta per darti la possibilità di avere sempre controllo di quante volte la tua organizzazione ha contattato/è stata contattata da quel donatore. 

 

App Fundraising

Import/Export Lavorazioni

per la piena comprensione di questo capitolo si ritiene propedetico il capitolo "Lavorazioni"

Questa sezione permette la scrittura di dati a bordo di Donodoo tramite l'importazione di file.

Per ogni riga del file viene generata una lavorazione contenente i dati da scrivere in database.

Usa questo sistema per aggiornare il database o per importare nuove anagrafiche e/o donazioni. 

In generale il processo da seguire per creare un'importazione file segue questi passaggi: 

Andiamo adesso nello specifico. 

1. CREA IL TRACCIATO

App fundraising> configurazione> Tracciati importazione

Da questa pagina indichi le informazioni per rendere Donodoo in grado di leggere il file in modo corretto. 
Dovrai dare un nome al tracciato che possa esserti di riferimento come ad esempio "Import donazioni singole" o "Import anagrafiche"  

Scegli il formato data (le date presenti nel file devono avere tutte lo stesso formato) e il tipo di file (csv, XLS o XLSX) 

In questa fase NON è ancora necessario selezionare alcun dato nella colonna esito e esito predefinito.

Aggiungi riga: crea una riga per ogni colonna del file da importare, sotto Etichetta Colonna copia il nome della colonna (ricordati di fare attenzione ad eventuali spazi nella cella e rispetta sempre la differenza tra maiuscole e minuscole), mentre sotto Campo scegli il campo della lavorazione che dovrà valorizzarsi con quella informazione.  

Ad esempio per le le donazioni transate su piattaforme esterne il tracciato potrà essere così composto: 

Il tracciato dovrà contenere tutte le informazioni ritenute obbligatorie sul recordo di riferimento in Donodoo: se si tratta di donazioni dovranno essere inserite IMPORTO, MODALITÀ PAGAMENTO/REGISTRO=CONTENUTI NELLA MAPPATURA PAYMENT MODE MAP, CAMPAGNA. 
Se non saranno incluse le informazioni obbligatorie per la creazione del record (color violetto) la lavorazione collegata verrà segnalata dal sistema come "in verifica" invece che completata. 

CONSIGLIO: crea un tracciato più comodo possibile per le importazioni che dovrai effettuare, se ad esempio dal widget per le donazioni che hai sul sito viene trasmesso un file csv sempre con la stessa composizione dovrai configurare solo una volta il tracciato! Esso rimassà salvato tra i tuoi tracciati e al momento dell'importazione potrai andare direttamente al PUNTO 3, visto che anche il payment mode rimarrà salvato nelle configurazioni. 

2. METODO DI PAGAMENTO

Se il tuo import comprende donazioni e/o regolari, Donodoo ha bisogno di conoscere il metodo di pagamento e il registro, campi obbligatori.

METODI MANUALI
Ovvero tutte le donazioni oneoff e regolari che non verranno gestite da Donodoo e che stai semplicemente registrando in database; parliamo quindi sia di donazioni singole come bonifici, satispay ecc, sia donazioni regolari transate su piattaforme esterne come stripe o paypal.

Questa casistica è gestita attraverso la Mappatura dei Metodi di pagamento: una sezione dove creare una sola label che esprima modalità di pagamento e registro, così che con un solo valore tu possa indicare entrambi i campi della donazione.

App fundraising>configurazione>mappatura metodi di pagamento

Ogni label corrisponde ad una modalità di pagamento e un registro ed è questo valore che dovrà essere presente nel file.   

Ad esempio per Paypal: 

Oppure esempio Carta di credito: 

Le denominazioni possono cambiare per ogni Donodoo data la personalizzazione possibile su questi campi.

Una volta mappati tutte le combinazioni possibili, il valore della label dovrà essere inserito nel file da importare e la colonna della label dovrà essere associata al campo "OneOff Payment Mode Manual Map".
In questa casistica, deve essere aggiunto anche un secondo valore per completare l'importazione; si tratta di un valore fisso, ovvero Manuale (iniziale maiuscola). Questa colonna deve essere associata al campo "Modalita Pagamento OneOff "

Screenshot_11.png

La stessa logica vale per gli impegni.
In questo caso la label della mappatura deve essere associata al campo "Payment Mode Manual Map" mentre il valore Manuale deve essere associato al campo "Modalita Pagamento Regolare"

METODI ELETTRONICI
Si intendono le carte e i sepa direct debit, ovvero i due metodi transati dal database.
Per questi casi la mappatura dei metodi di pagamento non è funzionale in quanto i valori sono fissi e non modificabili, ovvero CC e SDD.
Dovranno ovviamente essere aggiunti i campi relativi ai dati di pagamento, della carta o dell'iban.

Per le deleghe, il valore CC e SDD deve essere inserito al posto di Manuale in corrispondenza del campo "Modalita Pagamento Regolare" mentre non serve alcun valore per il campo "Payment Mode Manual Map" 

Per le donazioni singole, il valore CC e SDD deve essere inserito al posto di Manuale in corrispondenza del campo "Modalita Pagamento OneOff" mentre non serve alcun valore per il campo "Payment Mode Manual Map".
Ricorda che nel caso di una donazione oneoff CC o SDD, questa dovrà essere generata In Attesa, per permettere al db di includerla nel flusso pagamento. Per fare questo, non compilare la data pagamento nel file. Se compili la data pagamento, la donazione verrà generata come Pagata e quindi non potrai riscuoterla. 

IN SINTESI
Per donazioni con metodi manuali è funzionale la Mappatura dei Metodi di pagamento.
IMPEGNI
label della mappatura associata a "Payment Mode Manual Map"
valore fisso Manuale associato a "Modalita Pagamento Regolare"
ONEOFF
label della mappatura associata a "OneOff Payment Mode Manual Map".
valore fisso Manuale associato a "Modalita Pagamento OneOff "
Per donazioni con metodi elettronici non occorre la Mappatura dei Metodi di pagamento.
DELEGHE
Valori CC o SDD associati al campo "Modalita Pagamento Regolare"
ONEOFF
Valori CC o SDD associati al campo "Modalita Pagamento OneOff"

Un tracciato può contenere tutte queste casistiche, l'importante è che ogni colonna sia associato al giusto campo.

Ad esempio, puoi avere un tracciato di questo tipo:

Screenshot_21.png

associato ad un file così compilato:

Screenshot_24.png

Screenshot_25.png

3. IMPORT

Per importare il file vai nella pagina Import/Export>Importa Lavorazioni e clicca su Crea.

TIPO DI IMPORTAZIONE: Manuale
TRACCIATO IMPORTAZIONE: Scegli il nome del tracciato che hai creato

Oltre a questo, Donodoo ti chiede di indicare dei parametri predefiniti: Campagna, Esito, Metodo Pagamento Regolare, Metodo Pagamento Oneoff.

In particolare Campagna e Esito devono sempre essere indicati prima di importare il file.
Questo perché senza una campagna di riferimento non si possono creare le lavorazioni e senza un esito non possono essere completate.

Puoi avere gli stessi parametri per tutte le righe del file oppure differenti per ogni riga.
Se stai importando nuove anagrafiche a fronte di un evento, è probabile che campagna e esito siano gli stessi per ogni riga del file.
Se stai importando i risultati di una campagna telemarketing, avrai una campagna di riferimento e un esito diverso per ogni feedback ricevuto dai donatori coinvolti.

Se ogni riga deve avere parametri diversi, dovrai inserire queste informazioni nel file e mappare correttamente le colonne nel tracciato.
Come primo step, Donodoo cerca queste informazioni nel file importato. 
Ogni volta che non trova l'informazione corretta nel file, usa il valore indicato nel campo predefinito per finalizzare l'importazione.

Campagna predefinita: ricordati che la colonna con il codice campagna deve essere formattata come numero, non come testo), altrimenti Donodoo non potrà leggere il valore in modo corretto.

ESITO
L'esito è un elemento fondamentale per completare correttamente questo processo. Sono l'esito e il workflow ad esso associato infatti a indicare che tipo di dati devono essere scritti in database.
Se hai dubbi sulla giusta creazione degli esiti, consulta la pagina del Manuale dedicata o rivolgiti pure all'assistenza Metadonors.
L'esito 

Se i dati inseriti sono corretti puoi cliccare su "Importa" 

Errori che potresti ricevere:

- "Le intestazioni del file non corrispondono nelle colonne: .........." seguito dalle intestazioni delle colonne che non corrispondono al tracciato; ricontrolla il file caricato e fai attenzione a spazi (anche alla fine della parola), maiuscole, minuscole in modo che corrispondano pienamente al tracciato su Donodoo
- Formato del file: controlla che il file caricato sia salvato nello stesso formato configurato sul tracciato di importazione
- "Le intestazioni del file non corrispondono nelle colonne:" senza alcun riferimento ad una colonna in particolare è probabile che ci sia un refuso in una cella della prima riga. Per ripulire il file, seleziona le celle valorizzate con i dati > fai Taglia > seleziona tutte le altre righe del file > fai Elimina così da ripulire tutto > re-incolla le celle tagliate prima.

Se risulta tutto corretto, l'importazione dallo stato NUOVO potrà spostarsi in: 

- PROCESSING mentre sta lavorando all'importazione 
- DA CONTROLLARE se vi sono delle colonne/righe da controllare o dei problemi nel file
N.B. L'importazione può andare in Da controllare pur avendo importato alcune righe. In questo Donodoo genera un file di errore sulle sole righe che non ha potuto importare, indicando per ognuna la motivazione.
- IMPORTATO tutte le righe sono state correttamente trasformate in lavorazioni. 

6. CONTROLLA LO STATO DELLE LAVORAZIONI

Una volta che la tua importazione è in stato Importato puoi usare i contatori in alto per avere idea dei record creati: 

In questo caso si sono create 3 lavorazioni e 3 nuove donazioni. 

Clicca sul contatore delle lavorazioni e assicurati (anche con l'uso dei filtri) che le lavorazioni siano tutte nello stato COMPLETATO oppure intervieni su quelle in stato Verifica.

In caso di lavorazioni in aggiornamento o in verifica consulta il capitolo LAVORAZIONI e, se necessario, contatta l'assistenza Metadonos. 

Ovviamente l'Assistenza Metadonor è disponibile per il supporto in tutto il processo, soprattutto per le prime volte che viene effettuato.

Case: import touchpoint

Per importare touchpoint serve un tracciato che indichi ID donatore. La campagna, l'esito e la data esito possono essere inseriti automaticamente (attenzione saranno uguali per tutti): la campagna e l'esito li puoi inserire come campo default in sede di costruzione dell'importazione, mentre la data di contatto coinciderà con la data esito della lavorazione importata.

Importazione campagna, esito e data esito
In caso ogni touchpoint debba avere un dato differente per i tre campi sovramenzionati sarà necessario inserire una colonna nel tracciato del file che sarà importato utilizzando "Campagna (ngo.job)" / "Esito (ngo.job)" / "Data Esito (ngo.job)" (il formato dipende dalle indicazioni che inserisci nel tracciato - di default è considerato DD/MM/AAAA).

Passaggi per importare Touchpoint: 

- creare il tracciato importazione con le colonne corrispondenti al file che vorrete importare 
- da import/export creare una nuova importazione 
- inserire la campagna e esito di default(qui si aprono 3 scenari: 1. se la campagna/esito di riferimento è unica potete anche ometterla nel file e usare il campo di default 2. se la campagna/esito non esiste va creata prima di questo punto 3.se la campagna è diversa per ogni riga allora deve essere specificata nel file importato come descritto sopra)
- inserire l'esito (collegato al workflow che contiene "crea touchpoint")
- importare le lavorazioni e chiuderle

App Fundraising

Caso d'uso: "Crea la lista per inviare il tuo DM ricorrente" dal segmento alla campagna

Caso d'uso:  Organizzare un invio regolare di Direct Mailing (sia digitale che cartaceo) a tutte le anagrafiche che hanno effettuato almeno una donazione in una finestra temporale relativamente limitata (di solito 3 o 4 mesi).  Il Direct Mailing periodico è infatti una delle modalità migliori per aumentare la frequenza delle donazioni che ricevi dai donatori già presenti nel tuo database. Curare i donatori esistenti è una strategia più efficace di quella, sempre importante, dell'acquisizione di nuovi donatori. 

Impostare questo tipo di lavorazioni è molto semplice con Donodoo utilizzando in maniera integrata le funzioni 'segmenti', liste e campagne presenti nell'applicazione Fundraising

Potrai utilizzare i segmenti esistenti, dai quali creerai la lista da utilizzare nella campagna dedicata. Andiamo per passi.

In primis è importante identificare il segmento da utilizzare, che potrai ottimizzare di volta in volta e da cui potrai creare la lista da inviare al tuo fornitore per il Direct Mailing.

Seguendo i passaggi che ti indichiamo qui sotto potrai dunque fare riferimento a un segmento specifico e creare una lista associata ad ogni azione di Direct Mailing ricorrente che intraprenderai.  

Passiamo alla pratica:

CREA UN NUOVO SEGMENTO 

Il passaggio di creazione di un nuovo segmento per il Direct Mailing deve essere effettuato solo la prima volta. Grazie alle funzionalità di Donodoo Fundraising potrai riutilizzare questo segmento per tutte le liste e le campagne per l'attività di Direct Mailing ricorrente della tua organizzazioni.

Se hai già già creato il tuo segmento vai direttamente alla sezione successiva di questa pagina.  

Immaginiamo che la tua strategia di fundraising preveda un invio periodico di Direct Mailing a tutti i donatori esistenti nel tuo database. Ti servirà identificare donatori che abbiano criteri come:

  1. anagrafiche con indirizzo 
  2. privacy cartacea si o nullo
  3. almeno una donazione maggiore di 10€ effettuata negli ultimi due anni
  4. esclusi i Major Donors, a cui sicuramente ti stai rivolgendo con altre modalità. 

Dalla voce di Menu Campagne > Segmenti crea un nuovo segmento "DM Trimestrale Donatori >10€".
Ti consigliamo di inserire nel campo descrizione i criteri con cui è costruito il segmento in modo che sia sempre facile ricostruire la logica con cui hai costruito il segmento.

DM-Trimestrale---Crea-Nuovo-Segmento.png

 

I diversi tab (in ordine: donatori, privacy, deleghe, donazioni, lavorazioni e touchpoint) includono tutte le regole che puoi impostare divise per macrocategoria di appartenenza. 

Se vuoi rinfrescarti la memoria sulla creazione dei segmenti puoi fare riferimento alla pagina dettagliata 'Segmenti'. In questo caso ecco le regole che puoi impostare per il tuo DM Ricorrente. 

Per prima cosa creiamo la prima condizione per questo segmento: identifichiamo solo le anagrafiche che corrispondono a donatori con indirizzo fisico.


1) Verificare che il tipo di contatto sia effettivamente donatori e poi per prima cosa attraverso le funzioni Escludi Segmenti e Escludi Etichette puoi lasciare fuori dal segmento alcune categorie di donatori che non sono i destinatari di questo tipo di azione. 

Funzioni-Esclusione-da-Segmenti.png


2) Includere solo le anagrafiche che sono effettivamente associate a un indirizzo 

Anagrafica-con-indirizzo.png



A questo punto aggiungiamo un filtro che ci aiuti a identificare solo le donazioni superiori ai 10€ effettuate da questi donatori.

Vai nel tab Donazioni. 
Seleziona Oneoff
Nella sezione Filtro donazione aggiungi riga

Aggiungi-filtro-donazione-10euri.png

A questo punto ti si aprirà una nuova schermata in cui puoi inserire i criteri per aggiungere al segmento tutti i donatori che negli ultimi 24 mesi (o nel parametro da te definito) hanno effettuato almeno una donazione di importo secco da almeno 10 euro andata a buon fine.  

I campi da indicare in questo caso sono: 
- tipo di donazione: oneoff
- stato: paid 
- periodo (dalla data di pagamento): da 24 mesi a 0. 
- tipo di importo: secco e maggiore di 10€ (questo si indica nella sezione 'ammontare')

Ovviamente tutti questi campi sono modificabili in base ai tuoi criteri di selezione del segmento. 

FiltroDonazioniOneOff-b.png

L'ultimo passaggio riguarda la Privacy.
Nel tab Privacy puoi dunque andare a indicare che il segmento deve contenere solo le anagrafiche di persone che abbiano la Privacy Cartaceo impostata su 'sì' o 'nullo'. 

PrivacyCartaceo.png



Il Segmento che hai creato da ora sarà sempre operativo nel tuo account Donodoo. Potrai dunque riutilizzarlo ogni volta che dovrai preparare l'estrazione di anagrafiche per la tua attività di Direct Mailing ricorrente. 

A questo punto sei sempre pronto a seguire i passaggi necessari a preparare i file per il tuo fornitore di Direct Mailing. 


2-CREA LA LISTA 


Per ogni attività di Direct Mailing periodico dovrai creare una lista a partire dal segmento che hai creato in precedenza.

Se immaginiamo che tu effettui una azione di Direct Mailing ogni tre mesi, durante l'anno ti troverai a creare più liste 

Direct Mailing Gennaio 
Direct Mailing Aprile
Direct Mailing Giugno 
 
e cosi via....Ma procediamo per gradi, creando la prima lista.

La lista conterrà tutte le anagrafiche che il segmento ha individuato, servirà per aggiungere alla campagna (creata appunto per l'attività d'invio DM Ricorrente) le anagrafiche da coinvolgere.

O dal segmento colleghi la lista, oppure crei una lista e da essa colleghi il segmento. [vedi capitolo lista]

Guardiamo il primo caso: dal segmento creo una lista

Dal segmento clicca su Action>usa segmento

UsaSegmento.png

Si aprirà una finestra di questo genere: 

Lista-DM-Gennaio.png

Clicca su crea per creare la lista direttamente da questa finestra.

 

3. CREA LA CAMPAGNA

Per prima cosa crea la tua campagna DM Gennaio 2025. Scegli attentamente la tipologia campagna tra quelle pre-impostate nel tuo account Donodoo:

Impostazione-Campagna.png

Nel campo "Lista" inserisci la lista che vuoi utilizzare, in questo caso "DM Gennaio 2025" .

Inserisci una data d'inizio e una di fine che possano indicare il periodo nel quale svolgerai l'attività. 

Clicca su Attiva in alto a Sinistra e il sistema in automatico creerà tante lavorazioni quanti donatori sono stati coinvolti, ovvero tanti donatori quanti quelli contenuti nella lista di riferimento.
In base al numero di donatori contenuti nella lista, quest'ultima operazione potrebbe richiedere qualche secondo in più.

La campagna sarà conclusa quanto tutte le sue lavorazioni saranno su stato completato. 

Una volta impostata la prima campagna, potrai duplicarla per creare quelle successive cliccando sul tasto centrale Action > Duplica. Modifica i dati (il nome, le date e la lista) prima di salvare e attivare anche la nuova campagna. 

Esportare le lavorazioni

Puoi esportare le lavorazioni (se per esempio in questo caso d'uso devi passare la lista allo stampatore) in formati già predisposti. 

Per fare questo clicca su esporta lavorazioni in alto a sinistra:

EsportaLavorazioni-Campagna.png

Da qui potrai esportare le tue lavorazioni in differenti formati: 

EsportaLavorazioniTracciato.png

In particolare è importante compilare questi campi: 

Nome file: nome del file che esporterai;
Tracciato: in questo esempio interessa il tracciato "Poste Italiane" che riporta gli indirizzi delle anagrafiche (hai a disposizione anche tracciato callcenter per numeri di telefono, dem per email, attestato fiscale per avere anagrafiche con link per certificazione fiscale), Facebook Audience (tracciato per creare campagne su facebook;
Tipo di file: scegli il formato xls per ottenere la giusta visualizzazione dei campi (in particolare della codeline). 

Post action: scegli l'opzione "chiudi lavorazioni"= le lavorazioni verranno chiuse, infatti il sistema ti chieder quale esito vuoi scegliere. 

L'esito in questo esempio potrà essere "Invio Direct Mailing" che per come viene configurato di default non effettua nessuna operazione (workflow vuoto). 
L'opzione "segna lavorazioni come inviate" è pensata per i casi in cui le lavorazioni devono rimanere in stato Inviato, per poterle poi chiudere successivamente (indicato per le campagne di telemarketing);

Una volta esportate le lavorazioni le ritroverai in fondo alla scheda della campagna nel tab esportazioni

TrovareLavorazini.png

A questo punto la tua campagna di Direct Mailing ricorrente è pronta per partire! 

 

App Fundraising

Aggiornamento massivo

La procedura descritta in questa sezione ti è utile per aggiornamenti massivi su Donodoo.

Questa procedura vale per tutti gli elementi (anagrafiche, donazioni, deleghe, campagne...) delle diverse app Donodoo, ma non è applicabile su tutti i campi.

Facciamo un esempio su un gruppo di anagrafiche a cui dobbiamo assegnare il campo Regione.

Seleziona le anagrafiche da aggiornare ed esporta.

Screenshot_2.png

Nella finestra di esportazione seleziona il flag "E' un aggiornamento dati (compatibile con l'importazione)" e seleziona i campi di tuo interesse che vuoi esportare.

Screenshot_4.png

Nel file scaricato, la prima colonna viene popolata da codici univoci generati da Donodoo per identificare l'anagrafica a cui agganciarsi in fase di importazione, non modificare questi valori.

Lavora sulle altre colonne aggiungendo i valori che devi aggiornare.
Nel nostro esempio, aggiungiamo le Regioni e salviamo il file.

Torniamo sulla schermata delle anagrafiche, clicchiamo su Preferiti e scegliamo Importa Record.

Screenshot_5.png

Scegliamo Carica file e selezioniamo il file modificato.

Nella finestra successiva, dovrai completare il match tra le colonne del file e i campi Donodoo; solitamente il sistema riconosce le intestazioni, lasciando vuote solo quelle su cui non è riuscito a individuare la corrispondenza.

Screenshot_6.png

Assicurati che la prima colonna (quella con il codice univoco) sia mappata come ID esterno.

Assicurati anche che il campo modificato nel file sia mappato correttamente; se nel file sono presenti altre colonne che non hai modificato, puoi cliccare sulla "x" accanto al nome del campo per non importarle.

Clicca su Import.

Donodoo segnala se ci sono errori nel file così da poterli correggere e ritentare l'importazione.
Se invece la procedura va a buon fine, i record coinvolti vengono aggiornati con le informazioni aggiuntive.

Screenshot_8.png

N.B. A differenza dell'aggiornamento tramite lavorazioni, questo processo non lascia tracce; non troverai quindi note che tracciano l'aggiornamento avvenuto.

Come detto, non tutti i campi possono essere aggiornati in questo modo. Ad esempio, i consensi privacy sono esclusi e devono essere modificati attraverso un processo che possa essere mappato sull'anagrafica.

Altri possibili casi d'uso:

Per capire se un campo è aggiornabile da file, prova ad esportare selezionando il flag "E' un aggiornamento dati (compatibile con l'importazione)": i campi esportabili con questo flag spuntato sono quelli che possono essere oggetto di modifica da file.

 

App Mail Marketing

L'App Mail Marketing di Donodoo ti permette di inviare mail in modo massivo utilizzando dei campi dinamici e creare liste mail

App Mail Marketing

Liste invio e-mail

Cosa sono

Le Liste invio e-mail sono liste mail che possono essere create nell'App Mail marketing per mantenere salvati i contatti mail non presenti all'interno dell'App Contatti o Fundraising. 

Questa funzione può esserti utile per salvare i contatti freddi che magari hai raccolto durante un evento di cui conosci pochi dati e non puoi considerarli ancora contatti. 

Come creare una Lista

Per creare una lista entra nell'App Mail Marketing>Liste invio mail> crea

Dovrai dare un nome alla lista creata e flaggare "È pubblica" se vuoi che anche gli altri utenti Donodoo possano visualizzarla. 

Come popolare una lista 

Per inserire i contatti mail all'interno di una lista puoi creare record manualmente oppure importare da un file excel i dati. 

INSERIMENTO MANUALE

 Crea> inserisci i dati a tua disposizione e clicca su salva

Anche qui troverai a lato o sotto le funzionalità "invia messaggio" e "registra nota" 

Il campo etichette può servirti per creare differenziazioni tra i contatti utilizzabili con i filtri.

IMPORTAZIONE DA FILE

Dall'intenro della lista clicca su preferiti e poi su importa record.

Clicca poi su Carica file

Donodoo rileva in automatico le intestazioni di colonna e chiede in quale campo devono essere salvate

Seleziona i giusti campi per le informazioni che vuoi salvare esempio

Cliccando su prova il sistema effettua un test per capire se ci sono degli errori. Se la prova va a buon fine puoi procedere con l'import cliccando su IMPORT.

App Mail Marketing

Invii Email

Questa sezione ti permette di creare template mail e inviarle attraverso diverse fonti in Donodoo. 

Come configurare un template

Entra nell'App email marketing>Invii email> +Crea

Si aprirà una pagina come questa

ELEMENTI BASE

Denominazione interna: nome visualizzato nell'elenco kanban generale visibile solo all'organizzaizone

Oggetto: oggetto della mail visibile al destinatario

Testo di anteprima: una spiegazione ulteriore del contenuto oltre all'oggetto, sarà il testo che il destinatario visualizzerà prima di aprire la mail 

potrai inserire anche le emtiocon nell'oggetto e nel testo in anteprima

Tralasciamo la parte relativa ai destinatari, analizzata nel capitolo sottostante per definire come modificare il template email e utilizzare i campi dinamici. 

IMPOSTAZIONI 

Da qui puoi inserire il responsabile dell'invio, l'indirizzo che vuoi sia visualizzato come mittente e evenutualmente quello che dovrà ricevere le risposte e aggiungere allegati.

Puoi inserire nei campi "invio da" e "rispondi a" mail con un dominio per il quale è stata eseguito il processo di autorizzazione a spedire attraverso Donodoo. Per informazioni contatta l'assistenza Metadonors

A chi spedire

Destinatario: puoi scegliere fra diverse tipologie di destinatario

Possono essere: 
- lista di invio mail costruite nell'app email marketing
- campagna: le anagrafiche per le quali è stata creata una lavorazione in una campagna nell'app fundraising
- Contatto: anagrafiche contenute nell'app contatti
- Contatto/Opportunità: anagrafiche che hanno collegata un'opportunità nell'app crm
- Ordine di vendita: per gli ordini contenuti nell'app vendite

LISTE INVIO MAIL

per utilizzare i contatti in una lista mail contenuta nell'app mail marketing devi selezionare quale lista desideri utilizzare 

CAMPAGNE

per inviare la mail alle lavorazioni che si sono create su una campagna nell'app fundraising devi selezionare la campagna e l'esito con cui desideri chiudere le lavorazioni (per approfondire consultare il capitolo nell'App fundraising legato alle lavorazioni e agli esiti)

CONTATTI / CONTATTI-OPPORTUNITÀ /ORDINE DI VENDITA

puoi utilizzare i contatti nell'app Contatti, o i contatti sui quali hai creato un'opportunità nell'app CRM, o infine coloro ai quali hai intestato un ordine di vendita, utilizzando le righe sottostanti per aggiungere filtri e indirizzare la mail a chi vuoi

[per approfondire il tema dei filtri si consiglia di consultare la pagine dedicata negli strumenti di base]

Come configurare il template mail

Al momento della creazione dell'invio mail seleziona il template indicato dalla freccia rossa

Si aprirà la possibilità di editare il template con i blocchi disponibili sulla destra, seleziona e trascina nel testo per posizionarli e modificarne stile e formattazione.

 

AGGIUNGERE CAMPI DINAMICI
Puoi aggiungere dei campi dinamici per personalizzare la mail.
Tra i più usati:
${object.donor_firstname} per il nome del donatore
${object.donor_lastname} per il cognome del donatore
${object.donor_ssn} per il codice fiscale 
${object.donor_id.donation_certification_link} per il link all'attestato fiscale.
Se hai bisogno di altri campi, chiedi all'assistenza Metadonors. 

Come spedire

Una volta completate tutte le confurazioni nella mail, clicca su Salva. 

Vedrai che la tua email è in BOZZA. 

Per essere sicuro che la tua mail sia correttamente configurata clicca su PROVA e invia ad un indirizzo mail al quale hai accesso un test.

consigliamo sempre di eseguire almeno un test utilizzando il tasto "prova" su un indirizzo di vostra proprietà prima di effettuare l'invio a persone esterne

Successivamente, procedi con lì'invio effettivo della mail: 

-clicca su INVIA: la mail verrà inviata nn appena il sistema elabora il lavoro da eseguire, eventuali posticipazioni d'invio programmate in automatico servono per non appesantire e bloccare il tuo Donodoo; 

-clicca su PROGRAMMA: decidi data e ora in cui inviare la tua mail.

Esportazione donazioni Agenzia delle Entrate

Quando installato, il modulo rende possibile esportare le donazioni e i rimborsi su un determinato anno in un formato compatibile alla comunicazione delle stesse all'Agenzia delle Entrate.

La documentazione ufficiale relativa alla compilazione della comunicazione è consultabile a questo link:

https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/schede/comunicazioni/comunicazione-erogazioni-liberali-2018/st-comunicaz-erogazioni-liberali

Informazioni necessarie

Per generare un export l'Organizzazione deve essere in possesso delle seguenti informazioni riguardanti la sua registrazione presso l'Agenzia (almeno la prima volta):

Impostazione del report

Per generare accedere alla funzionalità, selezionare il modulo Fatturazione

1.png

Da li selezionare il menu Rendicontazione -> Report Donato AdE

2.png

Ogni report viene configurato e storicizzato nella tabella dedicata.

Per generare un nuovo report premere sul tasto "Crea"

3.png

Si accede quindi al form di creazione del report.

La prima volta è necessario compilare le informazioni fiscali dell'Organizzazione, per farlo premere sull'icona per aprire la modale dedicata

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Selezionare il tab "AdE", compilare il form con i dati necessari e premere "Salva".

10.png

A questo punto è possibile proseguire con la generazione del report specifico.

Le prime informazioni obbligatorie da selezionare sono

Nel caso di invio sostitutivo o annullamento è poi necessario specificare il campo Protocollo da sostituire/annullare con il codice di protocollo del documento su cui si vuole operare comunicato dall'Agenzia.

Nel caso l'invio del file venga effettuato da soggetti terzi è necessario inoltre compilare:

Con queste informazioni è possibile procedere poi alla definizioni dei filtri di selezione delle donazioni.

Selezione delle donazioni

L'Agenzia delle entrate non accetta dichiarazione su tutti i tipi di donazioni ricevute, ad esempio non è possibile comunicare donazioni effettuate in contati o le donazioni in kind. 

Nei filtri è possibile include/escludere le donazioni dell'anno in base 

E' molto importante definire il motivo di annullamento per individuare esattamente quali tra le donazioni annullate sono i reali rimborsi effettuati dall'organizzazione nell'anno

La sezione dedicata ai filtri si presenta in questo modo

5.png

Per fare un esempio: se si vogliono includere tutte le donazioni e i rimborsi escludendo le erogazione effettuate per le quote associative e quelle effettuate in contanti  si può procedere con una configurazione di questo genere

11.png

Il filtro Includi solo i donatori permette di selezionare manualmente solo le erogazioni/rimborsi che riflettono i filtri generici ma sono legate a specifici donatori selezionati manualmente.

Questa operazione può rendersi necessaria in quanto dopo un caricamento del file, il software dell'Agenzia rilascia una ricevuta che può essere totale o parziale. Nel caso di ricevute totali non sono necessarie altre operazioni, ma nel caso di ricevute parziali l'Agenzia restituisce l'elenco dei codici fiscali contenuti nell'invio che non è riuscita a incrociare con l'Anagrafica Tributaria. In questo caso l'utente è tenuto correggere e ad effettuare un altro invio ordinario contenente i dati relativi ai codici fiscali scartati in prima istanza.

Generazione del file

Una volta terminata l'impostazione dei filtri si può procedere con la generazione del file da inviare.

Salvare il report e premere sul pulsante Conferma

conferma.png

A questo punto il sistema assocerà al report tutte le donazioni / rimborsi che rispecchiano i filtri e che saranno successivamente ispezionabili tramite gli appositi pulsanti.

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Vengono esportati solo donazioni e rimborsi relativi a donatori che hanno il campo codice fiscale compilato correttamente.

Se ci si ritiene soddisfatti dalla selezione delle donazioni sarà infine sufficiente premere il pulsante Genera File. In caso contrario è possibile tornare allo step precedente con il pulsante Torna a Bozza e modificare i filtri di selezione delle donazioni.

Una volta premuto il pulsante Genera File sarà possibile scaricarlo facendo click sul campo dedicato

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A questo punto il sistema rende disponibili alcune informazioni di controllo legate ai contenuti del file nel tab Resoconto con cui è possibile effettuare un ultimo controllo prima del invio.

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Il file può essere ora sottoposto all'invio all'agenzia.

Una volta effettuato premere sul bottone File Caricato per archiviare e storicizzare l'invio.

Consigli utili

- Prima di procedere alla generazione del report, assicurati che dentro Fundrasigin> Donor Check non ci siano segnalazioni da risolvere per "codice fiscale non valido". Se ne hai ancora di non risolte, i donatori in oggetto verranno trovati dal modulo ma NON esportati nel file (li ritroverai tra gli scartati nel tab Resoconto dopo l'esportazione).

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- Il modulo ricerca tutte le anagrafiche che presentano un codice fiscale formalmente valido e che hanno donazioni registrate nell'anno di riferimento; assicurati che, tra le anagrafiche trovate, non ce ne siano di tipo organizzazione (e non privati quindi). Per fare questo, entra nel contatore dei donatori trovati dal modulo > Filtro personalizzato > "E' Azienda" è vero > in questo modo troverai le anagrafiche di tipo organizzazione che presentano un codice fiscale valido. Devi quindi capire se si tratta di donazioni fatte da privati (che devono correttamente uscire nel report, quindi devi eventualmente modificare l'anagrafica da azienda a privato) o donazioni fatte da aziende che quindi NON devono uscire nel report. 

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In questo secondo caso, puoi agire in due modi:
1. copia il codice donatore dell'anagrafica azienda nella sezione "Escludi i donatori" per escludere quest'anagrafica dal report senza dover intervenire sui suoi dati
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2. rimuovi il codice fiscale dall'anagrafica azienda (puoi registrarlo tra le note oppure creare un'anagrafica privata con i dati della persona titolare del codice fiscale). 

La dicitura LUNGHEZZA NON AMMESSA dipende dai codici fiscali validi ma segnati in modo errato perché contengono degli spazi.

Questi non vengono segnalati dal donor check in quanto validi, l'unico modo per beccare queste situazioni è guardare direttamente il file generato: a destra nel file infatti è presente una colonna di controllo, con la lettera A maiuscola in fila. Quelle A devono essere tutte allineate, se una è disallineata significa che c'è un errore sul codice fiscale corrispondente in fondo a sinistra.
Occorre quindi modificare l'anagrafica e poi generare nuovamente il file.

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Azioni utili post estrazione

Puoi tracciare il coinvolgimento delle anagrafiche nell'invio anche su Fundaising.

Per fare questo devi:

1. Aggiungi i donatori ad una lista: entra nel contatore delle anagrafiche individuate dal report > selezionale tutte > Action > Aggiungi a lista

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2. Collega la lista alla campagna: su Fundraising, crea una campagna dedicata alla comunicazione AdE e collega la lista alla campagna.
Come tipo di campagna, creane uno dedicato (consigliato) oppure usa un tipo di campagna di servizio (ad esempio, Aggiornamento anagrafiche).

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3. Chiudi le lavorazioni: chiudi le lavorazioni create sulla campagna con un esito dedicato; decidi se l'esito deve creare anche un touchpoint (in questo caso, usa un workflow dedicato) oppure se non deve avere alcuna operazione conseguente.

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In questo modo, su ogni anagrafica coinvolta saprai se è stata coinvolta o meno nella comunicazione AdE .

Attività-Invio Attestato Fiscale

In questo capitolo puoi scoprire come inviare in Donodoo le sttestazioni di donazione ai tuoi donatori. Ci sono diversi modi per effettuate l'invio, scegli il migliore per la tua organizzazione.

Attività-Invio Attestato Fiscale

Invio da Fundraising

1.INVIO DALL'ANAGRAFICA

In ogni anagrafica all'interno dell' App Fundraising puoi effettuare il download delle attestazioni fiscali. In alto a sinistra troverai il bottone "crea certificato pagamenti": 

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La finestra che vedrai ti permette di scegliere quali donazioni includere nell'attestazione fiscale: 

Infine clicca su OK e inizierà il download del pdf dell'attestato.

Ogni modifica all'attestazione fiscale deve essere richiesta via ticket

Clicca poi su "invia messaggio", che trovi a sinistra o in fondo all'anagrafica (dipende dalle dimensioni dello schermo).

 

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Clicca sul simbolo Screenshot_4.png in basso a destra del riquadro per comporre al meglio il messaggio, modificare l'oggetto e la formattazione del testo ed allegare il pdf cliccando sul simbolo della graffetta sotto la casella di testo. 

Oltre a comporre un testo in libertà, puoi anche usare un modello preimpostato scegliendolo dal menu "Modello da usare". Consigliamo di cliccare sempre sull'icona del collegamento esterno (una volta scelto il modello) per andare a vederne le impostazioni e verificare che siano sempre corrette prima dell'invio (ad esempio la configurazione del mittente, dell'indirizzo rispondi a, la presenza di eventuali allegati ecc).

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Fatto l'invio, questo rimarrà tracciato nello storico dell'anagrafica.

2.INVIO TRAMITE LAVORAZIONE

Questo è particolarmente utile per tracciare in modo più strutturato l'invio fatto al donatore.
Ad esempio, quando prepari l'invio massivo degli attestati, puoi escludere facilmente dal segmento le anagrafiche che lo hanno già ricevuto escludendo nel segmento quelle con una lavorazione chiusa con l'esito dedicato all'invio dell'atf.

L'invio può essere fatto sia singolo (un unico donatore che richiede il proprio attestato) sia su più anagrafiche (una per lavorazione).

2.1MODELLO EMAIL

Il modello e-mail deve essere configurato nel menù Configurazione > Modelli E-mail

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Dai un nome (denominazione interna, non sarà visualizzato dal donatore) e un oggetto.

Il testo può essere composto manualmente oppure importando un template precostruito (ad esempio, su Mailchimp); in questo caso, puoi condividere il codice html del template attraverso un ticket e saremo noi a incollarlo nell'apposito spazio.

Sia nel testo che nell'oggetto, è possibile inserire campi dinamici che si personalizzeranno sui dati della singola anagrafica. Per ottenere il giusto valore da inserire, usa la tab Generatore segnaposto automatico, inserisci il campo che vuoi aggiungere nel testo e ottieni il corrispondente campo dinamico da copiare.

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Configurazione e-mail: indica l'indirizzo mittente da cui far partire la mail, puoi indicare la stessa anche nel "rispondi a" oppure indicarne una diversa (sarà l'indirizzo che riceverà le eventuali risposte dei donatori alla tua email).
L'importante è che siano entrambe mail con lo stesso dominio verificato sul tuo Donodoo (se abbiamo verificato l'indirizzo savetheunicorn.it non possiamo spedire da una mail savetheunicorn.org) e che nel campo "A (e-mail) sia indicato il valore fisso ${object.donor_email}

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Impostazioni avanzate: seleziona il server di posta in uscita per poter fare l'invio

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Una volta configurato il modello email, puoi cliccare sul contatore Anteprima in alto a destra per vedere la visualizzazione finale del template.

N.B. Donodoo è un sistema multilingua, ti permette quindi a partire da un unico invio di avere due testi diversi, uno per la lingua italiana e uno per la lingua inglese, in base alla lingua impostata sull'anagrafica.
Finché fai comunicazioni solo in italiano, devi assicurarti che le versioni nelle due lingue corrispondano, così che tutti i donatori ricevano la giusta comunicazione, anche se nella loro anagrafica è segnata la lingua Inglese.
Clicca sulla sigla IT che trovi nella finestra dell'oggetto e del testo dell'email per vedere se le due traduzioni coincidono.

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Se sono diverse, copia il testo corretto anche nell'altra casella.

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2.2 WORKFLOW & ESITO

Crea un workflow da associare all'esito che useremo per chiudere le lavorazioni e fare l'invio.

Il workflow da creare può contenere come unica attività l'invio della mail send_email 

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Nell'attività send_email indica il modello che deve essere inviato. 

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N.B. Questa funzionalità può essere usata anche in altre occasioni, ad esempio in chiusura delle lavorazioni di un'attività telemarketing; l'invio mail può quindi essere l'attività conclusiva di un workflow che 1.aggiorna i dati donatore - 2.crea una promessa di donazione - 3.crea un touchpoint - 4.invia una mail di ringraziamento immediato e con le indicazioni su come poter completare la promessa. 

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Infine, il workflow deve essere configurato su un esito che sarà associato al tipo di campagna che useremo per fare l'invio.

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Ora che abbiamo tutti gli elementi possiamo procedere all'invio:

- crea una lavorazione sul donatore che ha richiesto l'attestato; usa una campagna creata ad hoc per l'invio degli attestati oppure una campagna di donor care. In entrambi i casi, sarà l'esito l'elemento chiave per poter rintracciare queste attività.

- chiudi la lavorazione con l'esito appena creato.

Il consiglio è di fare sempre almeno un invio di prova su un indirizzo mail che potete controllare, così da poter fare un ultimo check su immagini, testo, link e configurazioni varie prima di far partire la mail verso i donatori.

Attività-Invio Attestato Fiscale

Invio attraverso piattaforma esterna

Puoi utilizzare le campagne per ottenere un file (XLS o CSV) che elenchi tutte le informazioni utili per spedire le attestazioni ai tuoi donatori. 

Ogni modifica all'attestazione fiscale deve essere richiesta via ticket

Per prima cosa crea un segmento con queste regole: 

  1. tab donatori:
    -Has fiscal info yes
    -Ha un'email yes
  2. Tab donazioni>aggiungi riga>qui devi indicare:
    Stato: Paid
    Periodo - Data accredito - indicate le date dell'anno di riferimento dal 1 gennaio al 31 dicembre
    Quantità: almeno una
    jE0Screenshot_4.png

 

Salva il segmento > Clicca su Refresh per aggiornarlo: il contatore dei donatori contenuti si popola del pubblico trovato con le regole inserite dove puoi controllare se il risultato ti soddisfa > Clicca su Usa segmento: nella finestra successiva scegli la voce Liste nel campo "Tipo di destinazione" e nel campo "Lista di destinazione" scegli una lista tra quelle già create oppure creane una nuova sul momento (ti basta digitare il nome seguito dal tasto "invio"); infine clicca su Ok in fondo alla finestra.

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Consiglio: nel titolo del segmento non serve specificare l'anno, così lo potrai aggiornare modificando solo il filtro temporale delle donazioni. La specifica dell'anno potrà essere utile solo nel nome della lista e nel nome della campagna. 

Ora che hai popolato la lista, devi creare una campagna a cui collegarla.

Campagne > Crea > Dai un nome, ad esempio "Invio Atf 2022" > nella voce Liste, scegli la lista appena creata > tipo di campagna: solitamente si usa DEM Fidelizzazione per questo tipo di operazione.
N.B. per essere sicuri di usare il giusto tipo di campagna, puoi ricontrollare quale hai usato per gli invii atf degli anni precedenti, così da utilizzare lo stesso; questo ti sarà utile per raggruppare gli invii di tutti gli anni secondo un elemento comune.

Attiva la campagna per generare le lavorazioni, una per ogni anagrafica contenuta nella lista che hai collegato (in base al numero, l'operazione potrebbe richiedere qualche secondo in più).
Non appena il sistema avrà terminato di generare le lavorazioni, vedrai il contatore aggiornato e si abiliterà un nuovo pulsante "Esporta lavorazioni". 

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Nella finestra successiva scegli come tracciato "attestazione fiscale"

 

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Scegli il formato del file (csv, xls) e scegli l'azione da fare sulle lavorazioni: puoi segnarle come inviate (ciò significa che dovrai ricordarti di tornare a chiuderle in un secondo momento) oppure chiuderle direttamente in questa fase (scelta consigliata) selezionando l'esito disponibile, in questo caso DEM inviata così da tenere traccia dell'esportazione avvenuta. 

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All'interno della campagna, trovi l'esportazione pronta nel tab "Esportazioni", seleziona la riga per scaricare il file: per ogni donatore presente nella lista originale avrai nome, cognome, email, anno di riferimento e il link all'attestazione fiscale (univoco e non ricostruibile) da inserire nella tua mail, al donatore basterà cliccare sul link per arrivare sulla sua attestazione e scaricarla in pdf. 

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Ogni database è diverso e viene personalizzato col tempo dall'organizzazione che lo utilizza, perciò il vostro esito "inviata DEM" può essere diverso sia nel codice che nell'azione che comporta (esempio se registra o meno il touchpoint) 
Si consiglia di consultare la parte del manuale dedicata agli esiti

Attività-Invio Attestato Fiscale

Invio attraverso Marketing Via-Email

Ogni modifica all'attestazione fiscale deve essere richiesta via ticket

Per prima cosa crea un segmento con queste regole: 

  1. tab donatori:
    -Has fiscal info yes
    -Ha un'email yes
  2. Tab donazioni>aggiungi riga>periodo
    Screenshot_5.png

Dal segmento crea una lista usa segmento>tipo destinazione lista

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Crea la campagna con la tipologia adeguata (ogni organizzazione ha le sue tipologie) e aggiungi i donatori della lista appena creata tasto aggiungi donatori>lista "invio attestazioni fiscali XXXX" >edit target

Dal segmento crea lista e collega la lista alla giusta tipologia di campagna (prova a seguire questo schema https://docs.metadonors.it/books/manuale-duso-donodoo/page/caso-duso-%22dm-natale%22-dal-segmento-alla-campagna) 

Consiglio: nel titolo del segmento non serve specificare l'anno, così lo potrai aggiornare modificando solo il filtro temporale delle donazioni. 
La specifica dell'anno potrà essere utile solo nel nome della lista e nel nome della campagna. 

Vai nell'App Marketing Via Email e crea il template della mail per inviare l'ATF [per approfondimenti consultare il manuale dedicato]. 

Il campo variabile da utilizzare è: ${object.donor_id.donation_certification_link}

Collega la mail alla campagna creata e procedi all'invio. 

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Potrai inviare in questo modo solo le attestazioni fiscali dell'anno precedente

Consiglio: prima di inviare qualsiasi email effettua una prova [consultare il manuale App Email Marketing per capire come effettuare una prova]