Anagrafiche

Scopo

SpiegareLe anagrafiche all'interno dell'App Fundraising sono tutti quei contatti che la tua organizzazione considera donatori o potenziali donatori.

Il sistema in automatico effettuerà una suddivisione per semplificarti la gestione, infatti troverai i record divisi in: 

1. donatori: tutte le anagrafiche che hanno già effettuato una donazione
2. prospect: tutti coloro che non hanno mai donato ma sono potenzialmente interessati a farlo

Questa App sarà il comportamentocuore della tua raccolta fondi e ti offrirà un tool pensato per gestire grandi numeri di anagrafiche, segmentare dati in maniera dettagliata, integrare informazioni da tutto il processo di fundraising.

Creare un'anagrafica

Per creare un nuovo record devi cliccare sul pulsante crea in alto a sinistra del controllolisting. Si aprirà una scheda in cui potrai aggiungere una foto del donatore e compilare tutti i campi che desideri, se non dovessero bastare avrai il campo a disposizione il campo di testo libero "Note interne". 

Le anagrafiche possono essere di tipo persona fisica o azienda, per scegliere la tipologia è necessario cliccare sul bottone corrispondente in alto: 

Come sempre, solo i dati in violetto sono quelli che il sistema reputa fondamentali e obbligatori. 

In base alla scelta della tipologia di anagrafica avrai diversi campi a disposizione, alcuni  a testo libero, altri con un menù tendina. 

Ci sono poi alcuni campi che puoi compilare anche tu, ma per velocizzare il lavoro vi abbiamo inserito un automatismo particolare: 

• Data e luogo di nascita: questi due campi potranno compilarsi in automatico Donor(quando Checkscliccherai sulsu camposalva) se è presente un codice fiscale valido
• Regione: questo campo si compila da solo quando applicatoal momento del salvataggio del record il campo Provincia è compilato correttamente

Nelle anagrafiche di tipo azienda potrai specificare la tipologia tra: azienda, foundation, scuola, comune, associazione, ente, ministero, provincia e regione.

La composizione di un'anagrafica

In alto troverai i contatori utili per indicarti velocemente l'ammontare donato, i numero di donazioni, le eventuali deleghe (donazioni ricorrenti), le liste di coinvolgimento dell'anagrafica, i touchpoint, le lavorazioni, gli appuntamenti, gli ordini effettuati e le eventuali relazioni tra altre anagrafiche (ultimi due contatori visibili cliccando su altro). Approfondiremo ogni elemento nelle pagine seguenti.

La scheda per ogni anagrafica conterrà tutti i campi anagrafici legati ad associazioni o entiessa (personenome, giuridiche),cognome, codice fiscale, ecc.) e indicarealtre comeinformazioni legate al rapporto tra l'anagrafica e la tua organizzazione. Ad esempio, sarà mappata la data d'acquisizione, la campagna sorgente, chi ha creato il contatto, chi lo ha presentato e quando è stato modificato l'ultima volta. Questi dati ti saranno utili per avere un'idea generale del rapporto che la tua organizzazione ha costruito con quella persona, che poi troverà comunque approfondimento nel touchpoint. 

donation certification link: l'indirizzo web che potrà reindirizzarti all'attestato fiscale del donatore, per comprendere meglio questo argomento si consiglia di consultare il capitolo dedito.

Gli stati di un'anagrafica

Ogni anagrafica avrà un proprio stato, in base a determinate caratteristiche, essi sono: 

• disponibile
• in lavorazione: anagrafica interessa in una qualche attività della tua organizzazione [consultare capitolo lavorazioni e campagne]
• Black list: anagrafiche che non devono essere più contattate
• Privacy: questo stato denota particolari caratteristiche di privacy richieste dalla persona
• Deceduto

Privacy

Cliccando sul Tab in fondo potrai visualizzare tutti i campi privacy che potrai tracciare: 

Ogni privacy potrà essere SI / NO oppure nullo. 

Donor check: gestire correttamenteduplicati e incoerenze

Il Donor Check è il sistema atutomatico per eliminare errori all'interno delle anagrafiche salvate nel tuo database. In base alle configurazioni del tuo sistema Donodoo fa un controllo sui dati inseriti ed eventuali duplicati e le segnalazioni.riporta appunto nel donor check. 

Quando usare

QuandoAttraverso l'apertura di un ticket nell'helpdesk di Metadonors puoi chiedere informazioni riguardo alle configurazioni temporali del Donor Checkscheck, segnalaper comesapere nonogni validoquanto tempo viene eseguito il controllo e a che ora. Eventualmente è possibile modificare tali impostazioni.

In particolare vengono segnalati incongruenze in merito a: 

• codice fiscale: errori nel codice fiscale di un contatto che è un'associazione, un ente o una persona giuridica, pur essendo il codice fiscale inserito corretto.

  Procedura

  1. Verifica che il codice fiscale inserito sia effettivamente quello ufficiale dell'ente (es. confermato dall'organizzazione stessa o dall'Agenzia delle Entrate).
  2. Seanagrafiche ilse codicequesto è corretto, non modificarlo:rispetta lascialo nel campo codice fiscale così com'è.
  3. Nella segnalazioneregole di Donorforma, Checks,ovvero cliccanon surispetta Annulla.
     • Questal'ordine azionedi chiudelettere lae segnalazione senza che si ripresenti il giorno successivo.
     • Non usare il pulsante Ignora senza aver modificato il valore: in quel caso il sistema riproporrà lo stesso avviso il giorno seguente.

  Note operative

  • Il controllo automatico del codice fiscale in Donor Checks è calibrato sul formatonumeri dei codici fiscali dellesoliti. Attenzione: il controllo non è sulla validità del codice fiscale, ma solo di forma;
  • personetelefono: fisichequesto campo serve per salvare i numeri fissi, se il recapito telefonico non è tale, viene segnalato;
  • cellulare: (16il carattericampo alfanumerici).cellulare Ideve codiciessere fiscalipopolato deglida entinumeri mobili, se il campo non è popolato secondo le regole dei numeri mobili viene segnalato;
  • email: viene effettuato un controllo di forma "xxxx@dominio.xxx", se ci sono incongruenze nel formato la email viene segnalata; 
  • duplicati: se dal controllo effettuato il sistema rileva nome/cognome e dellealtri associazionidati univoci (tipicamentetelefono, 11email, cifrecodice numeriche)fiscale ecc) uguali le due anagrafiche saranno segnalate come duplicati. 

  Per il telefono, la mail e il cellulare gli stessi controlli si ripropongono anche sui campi telefono2, mail2 e cellulare2.

  Come risolvere le segnalazioni del Donor check

  Le segnalazioni riguardo: 

  -telefono non rispettanovalido
  -telefono2 quelnon formatovalido
  -cellulare non valido
  -cellulare2 non valido
  -email non valida
  -email2non valida

  Si presentano in questo modo:

  

  Puoi utilizzare diversi comandi per salvare in stati diversi la segnalazione.

  Caso 1: La segnalazione è esatta e vengonoi quindidati segnalatiall'interno dell'anagrafica devono essere modificati
  clicca su "modifica"> effettua le modifiche necessarie sui dati - per salvare le segnalazione come nonsensata validiessa anchedeve seessere sonosalvata corretti.

• sullo stato "risolto", per fare questo puoi cliccare su "ignora" oppure spostare la segnalazione su "risolto". 

  Caso 2: La segnalazione non indicaè unacorretta perditae perciò l'anagrafica di datiriferimento nénon necessita di modifiche
  la segnalazione deve essere salvata nello stato "annullato", per farlo puoi cliccare su "annulla" oppure spostare la segnalazione sullo stato "annulla". 

  ---

  Le segnalazioni che riguardano i duplicati si presentano in questo modo: 

  

  L'anagrafica di sinistra "principale" sarà quella considerata master, mentre quella di destra "da archiviare" sarà archiviata in caso d'unione. 
  Utilizzando il comando "Scambia anagrafiche" puoi scambiare la posizione delle due anagrafiche.

  Vediamo i diversi casi: 

  1. comando "UNISCI"
  cliccando su unisci indichi al donor check di unire le due anagrafiche selezionate spostando tutte le informazioni solo sull'anagrafica considerata principale, archiviando quella di destra e mantenendo quella di sinistra.

  

  casella con flag-> viene mantenuto il dato dell'anagrafica "principale"

  senza flag-> viene sovrascritto il dato presente nell'anagrafica "da archiviare" all'interno dell'anagrafica "principale"
  
  

  2. comando "IGNORA" - la segnalazione ha comunque un erroresenso bloccante:ma èsi unpreferisce avvisomantenere dientrambe qualitàle del dato basatoanagrafiche
  cliccando su unignora controllole formale.

• Dopodue averanagrafiche cliccatorimarranno Annulla, il codice fiscale rimane salvato nel campodivise e nonla segnalazione verrà piùspostata segnalatosu nei"risolto"
  
  
  giorni
  successivi.

Da

3. verificare

• Valutarecomando in"ANNULLA"  futuro