Anagrafiche

Scopo

Spiegare il comportamento del controllo automatico Donor Checks sul campo codice fiscale quando applicato ad associazioni o enti (persone giuridiche), e indicare come gestire correttamente le segnalazioni.

Quando usare

Quando Donor Checks segnala come Lenon anagrafichevalido all'internoil dell'Appcodice Fundraisingfiscale sonodi tuttiun quei contatticontatto che laè tuaun'associazione, organizzazioneun considera donatoriente o potenziali donatori.

Il sistema in automatico effettuerà una suddivisionepersona pergiuridica, semplificartipur la gestione, infatti troverai i record divisi in: 

1. donatori: tutte le anagrafiche che hanno già effettuato una donazione
2. prospect: tutti coloro che non hanno mai donato ma sono potenzialmente interessati a farlo

Questa App saràessendo il cuorecodice dellafiscale tuainserito raccolta fondi e ti offrirà un tool pensato per gestire grandi numeri di anagrafiche, segmentare dati in maniera dettagliata, integrare informazioni da tutto il processo di fundraising.corretto.

Creare un'anagrafica

Per creare un nuovo record devi cliccare sul pulsante crea in alto a sinistra del listing. Si aprirà una scheda in cui potrai aggiungere una foto del donatore e compilare tutti i campi che desideri, se non dovessero bastare avrai il campo a disposizione il campo di testo libero "Note interne". 

Le anagrafiche possono essere di tipo persona fisica o azienda, per scegliere la tipologia è necessario cliccare sul bottone corrispondente in alto: 

Come sempre, solo i dati in violetto sono quelli

Procedura

1. Verifica che il sistemacodice reputafiscale fondamentaliinserito esia obbligatori.effettivamente
   quello

   Inufficiale basedell'ente alla(es. sceltaconfermato delladall'organizzazione tipologiastessa dio anagraficadall'Agenzia avraidelle diversi campi a disposizione, alcuni  a testo libero, altri con un menù tendina. 

   Ci sono poi alcuni campi che puoi compilare anche tu, ma per velocizzareEntrate).

2. Se il lavoro vi abbiamo inserito un automatismo particolare: 
   • Data e luogo di nascita: questi due campi potranno compilarsi in automatico (quando cliccherai su salva) secodice è presentecorretto, unnon modificarlo: lascialo nel campo codice fiscale validocosì com'è.
   • Nella segnalazione di Donor Checks, clicca su Annulla.
     • Regione:Questa questoazione campochiude la segnalazione senza che si compila da solo quando al momento del salvataggio del recordripresenti il campogiorno Provinciasuccessivo.
     • Non è compilato correttamente

     Nelle anagrafiche di tipo azienda potrai specificare la tipologia tra: azienda, foundation, scuola, comune, associazione, ente, ministero, provincia e regione.

     La composizione di un'anagrafica

     

     In alto troverai i contatori utili per indicarti velocemente l'ammontare donato, i numero di donazioni, le eventuali deleghe (donazioni ricorrenti), le liste di coinvolgimento dell'anagrafica, i touchpoint, le lavorazioni, gli appuntamenti, gli ordini effettuati e le eventuali relazioni tra altre anagrafiche (ultimi due contatori visibili cliccando su altro). Approfondiremo ogni elemento nelle pagine seguenti.

     La scheda per ogni anagrafica conterrà tutti i campi anagrafici legati ad essa (nome, cognome, codice fiscale, ecc.) e altre informazioni legate al rapporto tra l'anagrafica e la tua organizzazione. Ad esempio, sarà mappata la data d'acquisizione, la campagna sorgente, chi ha creatousare il contatto,pulsante chiIgnora losenza ha presentato e quando è statoaver modificato l'ultima volta. Questi dati ti saranno utili per avere un'idea generale del rapporto che la tua organizzazione ha costruito con quella persona, che poi troverà comunque approfondimento nel touchpoint. 

     donation certification link: l'indirizzo web che potrà reindirizzarti all'attestato fiscale del donatore, per comprendere meglio questo argomento si consiglia di consultare il capitolo dedito.

     Gli stati di un'anagrafica

     Ogni anagrafica avrà un proprio stato,valore: in basequel a determinate caratteristiche, essi sono: 

     • disponibile
     • in lavorazione: anagrafica interessa in una qualche attività della tua organizzazione [consultare capitolo lavorazioni e campagne]
     • Black list: anagrafiche che non devono essere più contattate
     • Privacy: questo stato denota particolari caratteristiche di privacy richieste dalla persona
     • Deceduto

     Privacy

     Cliccando sul Tab in fondo potrai visualizzare tutti i campi privacy che potrai tracciare: 

     

     Ogni privacy potrà essere SI / NO oppure nullo. 

     Donor check: gestire duplicati e incoerenze

     Il Donor Check ècaso il sistema atutomaticoriproporrà perlo eliminarestesso erroriavviso all'internoil giorno seguente.

Note operative

• Il controllo automatico del codice fiscale in Donor Checks è calibrato sul formato dei codici fiscali delle anagrafichepersone salvatefisiche nel(16 tuocaratteri database.alfanumerici). InI basecodici allefiscali configurazionidegli enti e delle associazioni (tipicamente 11 cifre numeriche) non rispettano quel formato e vengono quindi segnalati come non validi anche se sono corretti.
• La segnalazione non indica una perdita di dati né un errore bloccante: è un avviso di qualità del tuodato sistemabasato Donodoo fasu un controllo suiformale.
• Dopo datiaver inseriticliccato edAnnulla, eventualiil duplicaticodice fiscale rimane salvato nel campo e lenon riportaverrà appuntopiù nelsegnalato donornei check.giorni
  successivi.

Da

Attraversoverificare

• Valutare l'aperturain difuturo unse ticket nell'helpdesk di Metadonors puoi chiedere informazioni riguardo alle configurazioni temporali del Donor check, per sapere ogni quanto tempo viene eseguitoestendere il controllo edi aDonor cheChecks ora.anche Eventualmenteal èformato possibile modificare tali impostazioni.

  In particolare vengono segnalati incongruenze in merito a: 

  • codice fiscale: errori neldel codice fiscale delle anagrafichepersone segiuridiche, questoper nonridurre rispettai regolefalsi positivi.

  Fonti

  • Ticket di forma,assistenza ovverointerno, non rispetta l'ordine di lettere e numeri dei codici fiscali soliti. Attenzione: il controllo non è sulla validità del codice fiscale, ma solo di forma;
  • telefono: questo campo serve per salvare i numeri fissi, se il recapito telefonico non è tale, viene segnalato;
  • cellulare: il campo cellulare deve essere popolato da numeri mobili, se il campo non è popolato secondo le regole dei numeri mobili viene segnalato;
  • email: viene effettuato un controllo di forma "xxxx@dominio.xxx", se ci sono incongruenze nel formato la email viene segnalata; 
  • duplicati: serisolto dal controlloteam effettuato il sistema rileva nome/cognome e altri dati univoci (telefono, email, codice fiscale ecc) uguali le due anagrafiche saranno segnalate come duplicati. Supporto.

  Per il telefono, la mail e il cellulare gli stessi controlli si ripropongono anche sui campi telefono2, mail2 e cellulare2.

  Come risolvere le segnalazioni del Donor check

  Le segnalazioni riguardo: 

  -telefono non valido
  -telefono2 non valido
  -cellulare non valido
  -cellulare2 non valido
  -email non valida
  -email2non valida

  Si presentano in questo modo:

  

  Puoi utilizzare diversi comandi per salvare in stati diversi la segnalazione.

  Caso 1: La segnalazione è esatta e i dati all'interno dell'anagrafica devono essere modificati
  clicca su "modifica"> effettua le modifiche necessarie sui dati - per salvare le segnalazione come sensata essa deve essere salvata sullo stato "risolto", per fare questo puoi cliccare su "ignora" oppure spostare la segnalazione su "risolto". 

  Caso 2: La segnalazione non è corretta e perciò l'anagrafica di riferimento non necessita di modifiche
  la segnalazione deve essere salvata nello stato "annullato", per farlo puoi cliccare su "annulla" oppure spostare la segnalazione sullo stato "annulla". 

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  Le segnalazioni che riguardano i duplicati si presentano in questo modo: 

  

  L'anagrafica di sinistra "principale" sarà quella considerata master, mentre quella di destra "da archiviare" sarà archiviata in caso d'unione. 
  Utilizzando il comando "Scambia anagrafiche" puoi scambiare la posizione delle due anagrafiche.

  Vediamo i diversi casi: 

  1. comando "UNISCI"
  cliccando su unisci indichi al donor check di unire le due anagrafiche selezionate spostando tutte le informazioni solo sull'anagrafica considerata principale, archiviando quella di destra e mantenendo quella di sinistra.

  

  casella con flag-> viene mantenuto il dato dell'anagrafica "principale"

  senza flag-> viene sovrascritto il dato presente nell'anagrafica "da archiviare" all'interno dell'anagrafica "principale"
  
  

  2. comando "IGNORA" - la segnalazione ha comunque un senso ma si preferisce mantenere entrambe le anagrafiche
  cliccando su ignora le due anagrafiche rimarranno divise e la segnalazione verrà spostata su "risolto"
  
  

  3. comando "ANNULLA"  

  utilizza questo comando per salvare la segnalazione nello stato annullato, per le segnalazioni che non sono esatte.