Primo accesso operatore CC

Manuale per il primo accesso di un operatore CC non profit ai software aziendali.

Strumento	A cosa serve	Tecnologia
Email	L'email aziendale riceve notifiche, recupero password dei software aziendali e codici OTP	Dreamhost
Workplace	ERP (Enterprise Resource Planning) per la gestione dei contatti e delle attività operative	Odoo
Messaggistica	La chat aziendale per la collaborazione interna	Slack
Centralino	Il sistema di gestione chiamate (ACD/IVR)	Diabolocom
Docs	La knowledge base aziendale, con procedure e istruzioni	BookStack
Helpdesk	Un ticketing system: per aprire, tracciare e chiudere le pratiche HR o di assistenza tecnica	Odoo HD

L'accesso a tutti i software di lavoro è basato sulla tua email aziendale del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org per questo motivo il presente manuale inizia con l'accesso all'email.

Primo accesso alla email aziendale

Email aziendale per il personale del CC

L'email aziendale è lo strumento principale a disposizione di un operatore del CC, su questa email riceverà le password monouso (OTP) ed anche eventuali link per aggiornare la password dei vari software ed app che vengono usati nell'operatività quotidiana.

L'email aziendale è del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org ed il fornitore di questo servizio è fornito da Dreamhost.

All'assunzione è stata fornita una password temporanea per accedere all'email aziendale. Questa password non ha una scadenza ma per motivi di sicurezza è di estrema importanza che ogni neo assunto imposti una sua password.

Cambio password della email aziendale

Il cambio della password come altre configurazioni della email aziendale sono disponibili da interfaccia web disponibile all'indirizzo: https://mailboxes.dreamhost.com/ di cui si allega schermata.

Per accedere inserire negli appositi campi:

1. l'email completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
2. la propria password,
3. fare click su [Log In].

Una volta effettuato l'accesso, ci sarà a disposizione un pannello con diverse configurazioni: per cambiare la propria password bisogna usare il blocco sulla destra "Change Your Password" (vedi schermata).

Per accedere inserire negli appositi campi:

1. inserire una nuova password,
2. confermare la nuova password,
3. fare click su [Change It!].

Se la password è stata inserita in modo corretto si avrà una schermata di cambio password con il testo verde (vedi allegato)

Your password has been changed!
It will take a few minutes for this change to take effect.
If you check your email on multiple devices, now would be a great time to update the password on all of them.

La tua password è stata modificata!
Ci vorrà qualche minuto affinché la modifica diventi effettiva.
Se controlli la posta elettronica su più dispositivi, questo è il momento ideale per aggiornare la password su tutti loro.

Accesso alla email aziendale

L'accesso alla email aziendale è possibile da interfaccia web disponibile all'indirizzo https://webmail.dreamhost.com/ di cui si allega schermata. Per accedere inserire negli appositi campi:

1. l'email completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente
2. la propria password
3. fare click su [Accedi].

Salva l'indirizzo https://webmail.dreamhost.com/ nei preferiti del browser: lo userai ogni giorno.

Reimpostare una password dimenticata

Per reimpostare una password dimenticata, va fatta una richiesta al supporto tecnico aziendale che fornirà una password "temporanea"; sarà premura dell'utente accedere il più presto possibile al pannello configurazione della email aziendale da interfaccia web disponibile all'indirizzo: https://mailboxes.dreamhost.com/ per impostare una propria password.

Primo accesso a workplace

Workplace

Workplace è un ERP (Enterprise Resource Planning) e gestionale aziendale "all-in-one" basato sul software Odoo e di fatto è il punto di accesso principale per segnare le ore di lavoro e rispettare il piano di lavoro multi cliente/campagna ricevuto dai team leader.

Uso del link per accesso al CRM / Odoo

Nella vostra email aziendale dovreste aver ricevuto un link dal CRM/Odoo/workplace (mittente: Metadonors Srl SB, oggetto tipo "Ripristino Password").

Se non avete ricevuto nessun link continuate nella lettura fino ad arrivare alla sezione "Invio di un nuovo link per accesso al CRM / Odoo"

Aprendo l'email sarà disponibile il pulsante [ACCETTA INVITO]

Inserire la password nei due campi richiesti e usare il pulsante [Conferma]

N.B. il nuovo nome utente sul CRM/Odoo/workplace è del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org

Il link è valido 24 ore, quindi potrebbe essere scaduto: nel caso non funzionasse bisogna usare il seguente URI https://workplace.metadonors.it/web/reset_password per riceverne uno nuovo.

Invio di un nuovo link per accesso al CRM / Odoo

Nel caso in cui nella email aziendale non ci sia il link:

• usare il seguente URI https://workplace.metadonors.it/web/reset_password
• inserire l'email aziendale completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
• usare il pulsante [Conferma]

A questo punto tornare a "Uso del link per accesso al CRM / Odoo" per verificare di aver ricevuto un link sulla email aziendale e procedere con i passaggi necessari.

Primo accesso al sistema di messaggistica aziendale

Il primo accesso al sistema di messaggistica aziendale (Slack) avviene avendo ricevuto un invito sulla email aziendale da Slack (mittente: Slack, oggetto tipo "Marvin il Bot ti ha invitato a lavorare insieme in MTD").

Aprendo l'email sarà disponibile il pulsante [ACCETTA INVITO]

Usando il link si apre un'altra pagina del browser dedicata alla registrazione nel workspace di Slack: in questa schermata è bene inserire il proprio Nome e Cognome in modo da essere riconoscibili anche in caso di omonimie, quindi usare il pulsante [Continua]

A questo punto si apre la pagina di conferma con un codice di verifica via email

Non chiudete questa pagina del browser

Per leggere il codice si deve tornare sulla propria email aziendale, dove si troverà una nuova email (mittente: Slack, oggetto tipo "Codice di conferma Slack...").

Aprendo l'email sarà possibile leggere ed eventualmente fare copia incolla del codice di conferma

Il codice deve quindi essere inserito nella pagina di verifica che si era aperta in precedenza (vedi qui sotto).

Se il codice è stato inserito correttamente si avrà una pagina di conferma di questo tipo. Se si è scaricata l'app PC desktop (opzionale) si potrà scegliere di usare questa, altrimenti rimane sempre possibile usare l'applicazione tramite il link "utilizzare Slack nel tuo browser".

Al primo accesso vieni aggiunto automaticamente ai canali generali (nel nostro caso es. #annunci); puoi unirti manualmente ad altri canali pubblici e chiedere ad un team leader di essere aggiunto ai canali pertinenti ai team di appartenenza.

Primo accesso al centralino

Il primo accesso al Contact Center as a Service (CCaaS), un modello di software per call center (comunemente detto "centralino"), avviene avendo ricevuto un invito sulla email aziendale da Diabolocom (mittente: noreply@diabolocom.com, oggetto tipo: "Reset your password").

Aprendo l'email sarà disponibile il pulsante [RESET MY PASSWORD]

Usando il link si apre un'altra pagina del browser dedicata alla creazione di una password, che deve rispettare delle specifiche ben precise elencate nella pagina.

Solo quando tutte le spunte saranno verdi sarà possibile usare il pulsante [Reimposta].

Alla impostazione della password sarà possibile accedere alla pagina di login con il pulsante [Continua]

Per accedere inserire negli appositi campi:

1. l'email completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
2. la propria password,
3. scegliere la lingua (consigliato l'uso dell'Italiano),
4. fare click su [Accesso].

Al primo accesso sarà disponibile una pagina generica; per avere le funzioni telefoniche bisogna usare il link nella barra superiore, icona con le cuffie con scritto [Agente].

Alla comparsa di questa schermata per l'interazione con le campagne e linee telefoniche, l'attivazione dell'utenza sul "centralino" può dirsi completata.

Primo accesso a Docs

Docs è la knowledge base aziendale di Metadonors, basata su BookStack. Raccoglie manuali, procedure e documentazione di tutte le aree dell'azienda (prodotti, delivery, contact center, infrastruttura) organizzati in una struttura a scaffali, libri, capitoli e pagine. I contenuti sono mantenuti aggiornati anche grazie a Il Bibliotecario, l'agente che documenta automaticamente da email, ticket e Slack.

Primo accesso con email di invito

Il primo accesso alla documentazione (knowledge base) aziendale (Docs) avviene avendo ricevuto un invito sulla email aziendale.

Attivare il proprio utente

1. Apri la tua email aziendale (nome.cognome@serviziosostenitori.org) da https://webmail.dreamhost.com/ e cerca l'email di invito da BookStack/Metadonors (mittente: Metadonors, oggetto tipo "You have invited to Join Metadonors Documentazione!"). Apri l'email e clicca sul link [Set Account Password] per impostare la password.
   
2. Inserisci la nuova password nel campo richiesto e fai click su [Conferma password]. Il link funzionante ti porta sulla pagina in cui puoi reimpostare la password nei due campi richiesti e fai click su [Reimposta la password].

   Se il link è scaduto devi eseguire la procedura di recupero password più sotto.

   
3. Vai su docs.metadonors.it e accedi con:
   • Email: nome.cognome@serviziosostenitori.org
   • Password appena impostata
4. Se il tuo accesso funziona correttamente in lato a destra troverai un'icona seguita dal proprio nome (vedi immagine).
   

Cambiare le impostazioni lingua

Al primo accesso la documentazione (knowledge base) aziendale (Docs) è impostata in lingua inglese; è possibile variare questa impostazione con alcuni rapidi passaggi.

1. Fai click in lato a destra sull'icona seguita dal proprio nome, si apre un menù a tendina e su questo seleziona My Account (vedi immagine).
   
2. Nella pagina Profile Details devi scendere verso il basso fino a trovare la sezione "Preferred Language", dal menù a tendina selezionare [Italian] quindi fare click su [Save/Salva].
   
3. Se le istruzioni sono state eseguite in modo corretto ora tutta la documentazione è in italiano a cominciare dalla pagina che ha come titolo "Dettagli del profilo" (vedi immagine).
   

Salva l'indirizzo docs.metadonors.it/login nei preferiti del browser, ti tornerà utile.

Recupero della password di Docs

Può capitare che un link di invito sia scaduto. In questi casi, il sistema mette a disposizione una procedura di recupero autonoma, semplice e veloce, senza dover necessariamente contattare l'assistenza tecnica.

N.B. Il nome utente sul Workplace/Odoo è del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org

Se si è sicuri di aver inserito correttamente il proprio nome utente, la procedura standard è la seguente:

1. Nella pagina di recupero Password (docs.metadonors.it/password/email). Inserisci la tua email aziendale e fai click su [Invia link di ripristino].
   
2. Apri la tua email aziendale (nome.cognome@serviziosostenitori.org) da https://webmail.dreamhost.com/ e cerca l'email di invito da BookStack/Metadonors (mittente: Metadonors, oggetto tipo "You have invited to Join Metadonors Documentazione!"). Apri l'email e clicca sul link [Set Account Password] per impostare la password.
3. Link per impostare una nuova password (valido poche ore).
   
4. Il link funzionante ti porta sulla pagina in cui puoi reimpostare la password nei due campi richiesti e fai click su [Reimposta la password].

   Se il link è scaduto ricomincia questa procedura dal primo punto.

   
5. Vai su docs.metadonors.it e accedi con:
   • Email: nome.cognome@serviziosostenitori.org
   • Password appena impostata
6. Se il tuo accesso funziona correttamente in lato a destra troverai un'icona seguita dal nome.

Risorse dettagliate

Dopo aver fatto il primo accesso il singolo operatore avrà accesso alla documentazione dettagliata del Manuale Operatore CC su Docs, una volta ottenute le credenziali.