Primo accesso operatore CC
Manuale per il primo accesso di un operatore CC non profit ai software aziendali.
| Strumento | A cosa serve | Tecnologia |
|---|---|---|
| L'email aziendale riceve notifiche, recupero password dei software aziendali e codici OTP | Dreamhost | |
| Workplace | ERP (Enterprise Resource Planning) per la gestione dei contatti e delle attività operative | Odoo |
| Messaggistica | La chat aziendale per la collaborazione interna | Slack |
| Centralino | Il sistema di gestione chiamate (ACD/IVR) | Diabolocom |
| Docs | La knowledge base aziendale, con procedure e istruzioni | BookStack |
| Helpdesk | Un ticketing system: per aprire, tracciare e chiudere le pratiche HR o di assistenza tecnica | Odoo HD |
L'accesso a tutti i software di lavoro è basato sulla tua email aziendale del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org per questo motivo il presente manuale inizia con l'accesso all'email.
Primo accesso alla email aziendale
Email aziendale
L'email aziendale è lo strumento principale a disposizione di un operatore del CC: su questa email riceverai le password monouso (OTP) ed anche eventuali link per aggiornare la password dei vari software ed app che vengono usati nell'operatività quotidiana.
L'email aziendale è del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org ed il fornitore di questo servizio è Dreamhost.
All'assunzione è stata fornita una password temporanea per accedere all'email aziendale. Questa password non ha una scadenza ma per motivi di sicurezza è di estrema importanza che ogni neo assunto imposti una sua password.
Primo accesso
Il cambio della password (e le altre configurazioni della email aziendale) sono disponibili da interfaccia web all'indirizzo: https://mailboxes.dreamhost.com/. Per accedere inserire negli appositi campi:
- l'email completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
- la propria password (quella temporanea ricevuta all'assunzione),
- fare click su [Log In].
Una volta effettuato l'accesso, sarà disponibile un pannello con diverse configurazioni: per cambiare la propria password bisogna usare il blocco sulla destra "Change Your Password" (vedi schermata). Per procedere inserire negli appositi campi:
- inserire una nuova password,
- confermare la nuova password,
- fare click su [Change It!].
Se la password è stata inserita in modo corretto si avrà una schermata di cambio password con il testo verde (vedi allegato).
Your password has been changed!
It will take a few minutes for this change to take effect.
If you check your email on multiple devices, now would be a great time to update the password on all of them.
La tua password è stata modificata!
Ci vorrà qualche minuto affinché la modifica diventi effettiva.
Se controlli la posta elettronica su più dispositivi, questo è il momento ideale per aggiornare la password su tutti loro.
Accesso quotidiano alla email aziendale
L'accesso alla email aziendale per l'uso quotidiano è possibile da interfaccia web all'indirizzo https://webmail.dreamhost.com/. Per accedere inserire negli appositi campi:
- l'email completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
- la propria password,
- fare click su [Accedi].
Salva l'indirizzo https://webmail.dreamhost.com/ nei preferiti del browser: lo userai ogni giorno.
Recupero password
Per reimpostare una password dimenticata, va fatta una richiesta al supporto tecnico aziendale che fornirà una password temporanea; sarà premura dell'utente accedere il più presto possibile al pannello di configurazione della email aziendale all'indirizzo https://mailboxes.dreamhost.com/ per impostare una propria password.
Primo accesso a workplace
Workplace
Workplace è un ERP (Enterprise Resource Planning) e gestionale aziendale "all-in-one" basato sul software Odoo e di fatto è il punto di accesso principale per segnare le ore di lavoro e rispettare il piano di lavoro multi cliente/campagna ricevuto dai team leader.
Primo accesso
Nella tua email aziendale dovresti aver ricevuto un link dal CRM/Odoo/Workplace (mittente: Metadonors Srl SB, oggetto tipo "Ripristino Password").
Se non hai ricevuto nessun link, controlla nella cartella spam; se non c'è nulla vai direttamente alla sezione "Recupero password" più sotto.
Aprendo l'email sarà disponibile il pulsante [ACCETTA INVITO].
Se il link è scaduto, segui la procedura di recupero password descritta più sotto.
Inserire la password nei due campi richiesti e usare il pulsante [Conferma].
N.B. il nuovo nome utente sul CRM/Odoo/Workplace è del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org
Salva l'indirizzo https://workplace.metadonors.it nei preferiti del browser: lo userai ogni giorno.
Recupero password
Se non hai ricevuto nessun link via email, oppure il link ricevuto è scaduto (i link sono validi 24 ore), procedi così:
- usa l'indirizzo https://workplace.metadonors.it/web/reset_password,
- inserisci l'email aziendale completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
- usa il pulsante [Conferma].
A questo punto torna alla sezione "Primo accesso" più sopra per completare l'attivazione con il nuovo link ricevuto via email.
Primo accesso al sistema di messaggistica aziendale
Slack
Slack è il sistema di messaggistica aziendale usato per le comunicazioni interne, gli annunci e il coordinamento quotidiano con i team.
Primo accesso
Il primo accesso a Slack avviene ricevendo un invito sulla email aziendale da Slack (mittente: Slack, oggetto tipo "Marvin il Bot ti ha invitato a lavorare insieme in MTD").
Se non hai ricevuto nessun link, controlla nella cartella spam; se non c'è nulla vai direttamente alla sezione "Recupero password" più sotto.
Aprendo l'email sarà disponibile il pulsante [ACCETTA INVITO].
Se il link è scaduto, segui la procedura di recupero password descritta più sotto.
Usando il link si apre un'altra pagina del browser dedicata alla registrazione nel workspace di Slack; in questa schermata è bene inserire il proprio Nome e Cognome in modo da essere riconoscibili anche in caso di omonimie, quindi usare il pulsante [Continua].
A questo punto si apre la pagina di conferma con un codice di verifica via email.
Non chiudere questa pagina del browser.
Per leggere il codice torna sulla tua email aziendale, dove troverai una nuova email (mittente: Slack, oggetto tipo "Codice di conferma Slack...").
Aprendo l'email sarà possibile leggere ed eventualmente copiare il codice di conferma.
Il codice va inserito nella pagina di verifica aperta in precedenza (vedi sopra).
Se il codice è stato inserito correttamente si avrà una pagina di conferma di questo tipo. Se hai scaricato l'app desktop (opzionale) potrai scegliere di usare quella, altrimenti resta sempre possibile usare Slack dal link "utilizzare Slack nel tuo browser".
Al primo accesso vieni aggiunto automaticamente ai canali generali (ad es. #annunci); puoi unirti manualmente ad altri canali pubblici e chiedere a un team leader di essere aggiunto ai canali pertinenti al team di appartenenza.
Aggiungi Slack (app desktop o browser) tra i tuoi strumenti quotidiani: lo userai ogni giorno per le comunicazioni interne.
Recupero password
Se non ricevi l'email di invito o il codice di conferma, controlla anche nella cartella spam della tua email aziendale. Se il problema persiste, contatta il supporto tecnico aziendale o un team leader per ricevere un nuovo invito.
Primo accesso al centralino
Centralino (Diabolocom)
Il Centralino è il Contact Center as a Service (CCaaS) usato per gestire le chiamate e le campagne telefoniche; il fornitore della piattaforma è Diabolocom.
Primo accesso
Il primo accesso al Centralino avviene ricevendo un invito sulla email aziendale da Diabolocom (mittente: noreply@diabolocom.com, oggetto tipo: "Reset your password").
Se non hai ricevuto nessun link, controlla nella cartella spam; se non c'è nulla vai direttamente alla sezione "Recupero password" più sotto.
Aprendo l'email sarà disponibile il pulsante [RESET MY PASSWORD].
Se il link è scaduto, segui la procedura di recupero password descritta più sotto.
Usando il link si apre un'altra pagina del browser dedicata alla creazione di una password, che deve rispettare le specifiche indicate nella pagina.
Solo quando tutte le spunte saranno verdi sarà possibile usare il pulsante [Reimposta].
Una volta impostata la password si potrà accedere alla pagina di login con il pulsante [Continua].
Per accedere inserire negli appositi campi:
- l'email completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
- la propria password,
- scegliere la lingua (consigliato l'uso dell'Italiano),
- fare click su [Accesso].
Al primo accesso sarà disponibile una pagina generica; per avere le funzioni telefoniche bisogna usare il link nella barra superiore (icona con le cuffie) con scritto [Agente].
Al comparire di questa schermata per l'interazione con le campagne e le linee telefoniche, l'attivazione dell'utenza sul Centralino può dirsi completata.
Salva l'indirizzo di accesso al Centralino nei preferiti del browser: lo userai ogni giorno.
Recupero password
Se il link ricevuto via email risulta scaduto o non funziona, richiedi un nuovo invito al supporto tecnico aziendale oppure verifica di aver ricevuto una nuova email da Diabolocom (mittente: noreply@diabolocom.com) ripetendo la procedura di "Primo accesso" descritta sopra.
Primo accesso a Docs
Docs
Docs è la knowledge base aziendale di Metadonors, basata su BookStack. Raccoglie manuali, procedure e documentazione di tutte le aree dell'azienda (prodotti, delivery, contact center, infrastruttura) organizzati in una struttura a scaffali, libri, capitoli e pagine. I contenuti sono mantenuti aggiornati anche grazie a Il Bibliotecario, l'agente che documenta automaticamente da email, ticket e Slack.
Primo accesso
Il primo accesso alla documentazione (knowledge base) aziendale (Docs) avviene ricevendo un invito sulla email aziendale.
Attivare il proprio utente
Apri la tua email aziendale (nome.cognome@serviziosostenitori.org) da https://webmail.dreamhost.com/ e cerca l'email di invito da BookStack/Metadonors (mittente: Metadonors, oggetto tipo "You have invited to Join Metadonors Documentazione!"). Apri l'email e clicca sul link [Set Account Password] per impostare la password.
Se non hai ricevuto nessun link, controlla nella cartella spam; se non c'è nulla vai direttamente alla sezione "Recupero password" più sotto.
Inserisci la nuova password nel campo richiesto e fai click su [Conferma password]. Il link ti porta sulla pagina in cui puoi reimpostare la password nei due campi richiesti e fai click su [Reimposta la password].
Se il link è scaduto, segui la procedura di recupero password descritta più sotto.
Vai su docs.metadonors.it e accedi con:
- Email: nome.cognome@serviziosostenitori.org
- Password appena impostata
Se il tuo accesso funziona correttamente, in alto a destra troverai un'icona seguita dal proprio nome (vedi immagine).
Cambiare le impostazioni lingua
Al primo accesso la documentazione (knowledge base) aziendale (Docs) è impostata in lingua inglese; è possibile cambiare questa impostazione con pochi passaggi.
Fai click in alto a destra sull'icona seguita dal proprio nome: si apre un menù a tendina, seleziona [My Account] (vedi immagine).
Nella pagina Profile Details scendi verso il basso fino alla sezione "Preferred Language", seleziona [Italian] dal menù a tendina e fai click su [Save/Salva].
Se le istruzioni sono state eseguite correttamente, ora tutta la documentazione è in italiano, a cominciare dalla pagina "Dettagli del profilo" (vedi immagine).
Salva l'indirizzo docs.metadonors.it/login nei preferiti del browser: ti tornerà utile ogni giorno.
Recupero password
Può capitare che un link di invito sia scaduto. In questi casi, il sistema mette a disposizione una procedura di recupero autonoma, semplice e veloce, senza dover necessariamente contattare l'assistenza tecnica.
N.B. il nome utente su Docs è del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org
Nella pagina di recupero password (docs.metadonors.it/password/email), inserisci la tua email aziendale e fai click su [Invia link di ripristino].
Apri la tua email aziendale (nome.cognome@serviziosostenitori.org) da https://webmail.dreamhost.com/ e cerca l'email da BookStack/Metadonors con il link per impostare una nuova password (valido poche ore).
Il link ti porta sulla pagina in cui puoi reimpostare la password nei due campi richiesti e fai click su [Reimposta la password].
Se il link è scaduto, ripeti questa procedura dal primo punto.
Vai su docs.metadonors.it e accedi con:
- Email: nome.cognome@serviziosostenitori.org
- Password appena impostata
Se il tuo accesso funziona correttamente, in alto a destra troverai un'icona seguita dal tuo nome.
Primo accesso a Helpdesk
Helpdesk
Helpdesk è un ticketing system dove aprire, tracciare e chiudere le pratiche HR o di assistenza tecnica.
Primo accesso
L'accesso ad Helpdesk è possibile da interfaccia web all'indirizzo https://helpdesk.metadonors.it/; per accedere inserire negli appositi campi:
- il nome utente (la tua email aziendale, nome.cognome@serviziosostenitori.org),
- la tua password: sono le stesse credenziali che usi per accedere a Workplace/Odoo.
Non usare mai "Entra con Account Metadonors" per accedere a Helpdesk: il tuo nome utente (la tua email aziendale) e la tua password sono gli stessi che usi per accedere a Workplace/Odoo.
Salva l'indirizzo https://helpdesk.metadonors.it/ nei preferiti del browser: lo userai ogni giorno.
Recupero password
Può capitare che un operatore dimentichi la propria password di accesso ad Helpdesk; dato che è basato su Workplace/Odoo, se hai un accesso lavorativo attivo non devi fare nulla di particolare.
Per accedere a Helpdesk il tuo nome utente (la tua email aziendale) e la tua password sono gli stessi che usi per accedere a Workplace/Odoo. Per il recupero password segui la procedura descritta nella sezione "Primo accesso a workplace" più sopra.
Risorse dettagliate
Dopo aver fatto il primo accesso il singolo operatore avrà accesso alla documentazione dettagliata del Manuale Operatore CC su Docs, una volta ottenute le credenziali.