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Primo accesso operatore CC

Questo manuale accompagna un nuovo operatore del Contact Center non profit nella prima attivazione di tutti gli strumenti di lavoro aziendali. È pensato per chi non ha ancora effettuato l'accesso a nessun software: il primo passaggio, obbligatorio prima di qualsiasi altro accesso, è il cambio della password dell'email aziendale — da quel momento in poi tutte le email di attivazione degli altri strumenti arriveranno sulla webmail e andranno recuperate una per una, seguendo l'ordine indicato di seguito. Ogni sezione segue la stessa struttura — una breve descrizione dello strumento, la procedura di primo accesso passo dopo passo con le relative schermate e, dove prevista, la procedura di recupero password in caso di problemi — così da poter essere consultata anche singolarmente. La tabella qui sotto riepiloga gli strumenti trattati e a cosa servono.

Strumento A cosa serve Tecnologia
Email L'email aziendale riceve notifiche, recupero password dei software aziendali e codici OTP Dreamhost
Workplace ERP (Enterprise Resource Planning) per la gestione dei contatti e delle attività operative Odoo
Messaggistica La chat aziendale per la collaborazione interna Slack
Centralino Il sistema di gestione chiamate (ACD/IVR) Diabolocom
Docs La knowledge base aziendale, con procedure e istruzioni BookStack
Helpdesk Un ticketing system: per aprire, tracciare e chiudere le pratiche HR o di assistenza tecnica Odoo HD

Passaggi del primo accesso

Segui questo ordine, senza saltare passaggi:

  1. Email aziendale — cambio password. È il passaggio obbligatorio numero 1: senza una email funzionante non è possibile completare nessuno degli altri accessi.
  2. Docs — con l'accesso a Docs si sbloccano anche le pagine dedicate del capitolo Onboarding CC, consultabili singolarmente in futuro.
  3. Workplace
  4. Messaggistica (Slack)
  5. Centralino (Diabolocom)
  6. Helpdesk

Dopo aver cambiato la password dell'email (passaggio 1), apri la webmail all'indirizzo https://webmail.dreamhost.com/ e controlla la posta: è lì che arriveranno, una dopo l'altra, le email di attivazione di Docs, Workplace, Slack, Centralino e le eventuali comunicazioni per Helpdesk. Elabora le attivazioni nell'ordine indicato sopra, spuntandole una per una.

L'accesso a tutti i software di lavoro è basato sulla tua email aziendale del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org per questo motivo il presente manuale inizia con l'accesso all'email.

Primo accesso alla email aziendale

Email aziendale

L'email aziendale è lo strumento principale a disposizione di un operatore del CC: su questa email riceverai le password monouso (OTP) ed anche eventuali link per aggiornare la password dei vari software ed app che vengono usati nell'operatività quotidiana.

L'email aziendale è del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org ed il fornitore di questo servizio è Dreamhost.

All'assunzione è stata fornita una password temporanea per accedere all'email aziendale. Questa password non ha una scadenza ma per motivi di sicurezza è di estrema importanza che ogni neo assunto imposti una sua password.

Primo accesso

Il cambio della password (e le altre configurazioni della email aziendale) sono disponibili da interfaccia web all'indirizzo: https://mailboxes.dreamhost.com/. Per accedere inserire negli appositi campi:

  1. l'email completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
  2. la propria password (quella temporanea ricevuta all'assunzione),
  3. fare click su [Log In].

20260716_email_cc_accesso.png

Una volta effettuato l'accesso, sarà disponibile un pannello con diverse configurazioni: per cambiare la propria password bisogna usare il blocco sulla destra "Change Your Password" (vedi schermata). Per procedere inserire negli appositi campi:

  1. inserire una nuova password,
  2. confermare la nuova password,
  3. fare click su [Change It!].

20260716_email_cc_cambio_pwd.png

Se la password è stata inserita in modo corretto si avrà una schermata di cambio password con il testo verde (vedi allegato).

20260716_email_cc_cambio_pwd_OK.png

Your password has been changed!
It will take a few minutes for this change to take effect.
If you check your email on multiple devices, now would be a great time to update the password on all of them.

La tua password è stata modificata!
Ci vorrà qualche minuto affinché la modifica diventi effettiva.
Se controlli la posta elettronica su più dispositivi, questo è il momento ideale per aggiornare la password su tutti loro.

Accesso quotidiano alla email aziendale

L'accesso alla email aziendale per l'uso quotidiano è possibile da interfaccia web all'indirizzo https://webmail.dreamhost.com/. Per accedere inserire negli appositi campi:

  1. l'email completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
  2. la propria password,
  3. fare click su [Accedi].

20260716_webmail_cc.png

Salva l'indirizzo https://webmail.dreamhost.com/ nei preferiti del browser: lo userai ogni giorno.

Recupero password

Per reimpostare una password dimenticata, va fatta una richiesta al supporto tecnico aziendale che fornirà una password temporanea; sarà premura dell'utente accedere il più presto possibile al pannello di configurazione della email aziendale all'indirizzo https://mailboxes.dreamhost.com/ per impostare una propria password.

Primo accesso a workplace

Workplace

Workplace è un ERP (Enterprise Resource Planning) e gestionale aziendale "all-in-one" basato sul software Odoo e di fatto è il punto di accesso principale per segnare le ore di lavoro e rispettare il piano di lavoro multi cliente/campagna ricevuto dai team leader.

Primo accesso

Nella tua email aziendale dovresti aver ricevuto un link dal CRM/Odoo/Workplace (mittente: Metadonors Srl SB, oggetto tipo "Ripristino Password").

Se non hai ricevuto nessun link, controlla nella cartella spam; se non c'è nulla vai direttamente alla sezione "Recupero password" più sotto.

01_link_accesso_CRM.png

Aprendo l'email sarà disponibile il pulsante [ACCETTA INVITO].

Se il link è scaduto, segui la procedura di recupero password descritta più sotto.

02_link_accesso_CRM.png

Inserire la password nei due campi richiesti e usare il pulsante [Conferma].

N.B. il nuovo nome utente sul CRM/Odoo/Workplace è del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org

03_link_accesso_CRM.png

Salva l'indirizzo https://workplace.metadonors.it nei preferiti del browser: lo userai ogni giorno.

Recupero password

Se non hai ricevuto nessun link via email, oppure il link ricevuto è scaduto (i link sono validi 24 ore), procedi così:

  1. usa l'indirizzo https://workplace.metadonors.it/web/reset_password,
  2. inserisci l'email aziendale completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
  3. usa il pulsante [Conferma].

04_link_accesso_CRM.png

A questo punto torna alla sezione "Primo accesso" più sopra per completare l'attivazione con il nuovo link ricevuto via email.

Primo accesso al sistema di messaggistica aziendale

Slack

Slack è il sistema di messaggistica aziendale usato per le comunicazioni interne, gli annunci e il coordinamento quotidiano con i team.

Primo accesso

Il primo accesso a Slack avviene ricevendo un invito sulla email aziendale da Slack (mittente: Slack, oggetto tipo "Marvin il Bot ti ha invitato a lavorare insieme in MTD").

Se non hai ricevuto nessun link, controlla nella cartella spam; se non c'è nulla vai direttamente alla sezione "Recupero password" più sotto.

Slack_01_invito_email.png

Aprendo l'email sarà disponibile il pulsante [ACCETTA INVITO].

Se il link è scaduto, segui la procedura di recupero password descritta più sotto.

Slack_02_invito_email.png

Usando il link si apre un'altra pagina del browser dedicata alla registrazione nel workspace di Slack; in questa schermata è bene inserire il proprio Nome e Cognome in modo da essere riconoscibili anche in caso di omonimie, quindi usare il pulsante [Continua].

Slack_03_nome_cognome.png

A questo punto si apre la pagina di conferma con un codice di verifica via email.

Non chiudere questa pagina del browser.

Slack_04_codice.png

Per leggere il codice torna sulla tua email aziendale, dove troverai una nuova email (mittente: Slack, oggetto tipo "Codice di conferma Slack...").

Slack_05_codice_email.png

Aprendo l'email sarà possibile leggere ed eventualmente copiare il codice di conferma.

Slack_06_codice_email.png

Il codice va inserito nella pagina di verifica aperta in precedenza (vedi sopra).

Slack_04_codice.png

Se il codice è stato inserito correttamente si avrà una pagina di conferma di questo tipo. Se hai scaricato l'app desktop (opzionale) potrai scegliere di usare quella, altrimenti resta sempre possibile usare Slack dal link "utilizzare Slack nel tuo browser".

Slack_08_avvio.png

Al primo accesso vieni aggiunto automaticamente ai canali generali (ad es. #annunci); puoi unirti manualmente ad altri canali pubblici e chiedere a un team leader di essere aggiunto ai canali pertinenti al team di appartenenza.

Slack_09_OK.png

Aggiungi Slack (app desktop o browser) tra i tuoi strumenti quotidiani: lo userai ogni giorno per le comunicazioni interne.

Recupero password

Se non ricevi l'email di invito o il codice di conferma, controlla anche nella cartella spam della tua email aziendale. Se il problema persiste, contatta il supporto tecnico aziendale o un team leader per ricevere un nuovo invito.

Primo accesso al centralino

Centralino (Diabolocom)

Il Centralino è il Contact Center as a Service (CCaaS) usato per gestire le chiamate e le campagne telefoniche; il fornitore della piattaforma è Diabolocom.

Primo accesso

Il primo accesso al Centralino avviene ricevendo un invito sulla email aziendale da Diabolocom (mittente: noreply@diabolocom.com, oggetto tipo: "Reset your password").

Se non hai ricevuto nessun link, controlla nella cartella spam; se non c'è nulla vai direttamente alla sezione "Recupero password" più sotto.

Diabolocom_01_email_invito.png

Aprendo l'email sarà disponibile il pulsante [RESET MY PASSWORD].

Diabolocom_02_email_link.png

Se il link è scaduto, segui la procedura di recupero password descritta più sotto.

Usando il link si apre un'altra pagina del browser dedicata alla creazione di una password, che deve rispettare le specifiche indicate nella pagina.

Diabolocom_03_password.png

Solo quando tutte le spunte saranno verdi sarà possibile usare il pulsante [Reimposta].

Diabolocom_03_passord_OK.png

Una volta impostata la password si potrà accedere alla pagina di login con il pulsante [Continua].

Diabolocom_03_reimposta.png

Per accedere inserire negli appositi campi:

  1. l'email completa (nome.cognome@serviziosostenitori.org) che coincide con il nome utente,
  2. la propria password,
  3. scegliere la lingua (consigliato l'uso dell'Italiano),
  4. fare click su [Accesso].

Diabolocom_04_login.png

Al primo accesso sarà disponibile una pagina generica; per avere le funzioni telefoniche bisogna usare il link nella barra superiore (icona con le cuffie) con scritto [Agente].

Diabolocom_05_Agente.png

Al comparire di questa schermata per l'interazione con le campagne e le linee telefoniche, l'attivazione dell'utenza sul Centralino può dirsi completata.

Diabolocom_06_ok_pausa.png

Salva l'indirizzo di accesso al Centralino nei preferiti del browser: lo userai ogni giorno.

Recupero password

Se il link ricevuto via email risulta scaduto o non funziona, richiedi un nuovo invito al supporto tecnico aziendale oppure verifica di aver ricevuto una nuova email da Diabolocom (mittente: noreply@diabolocom.com) ripetendo la procedura di "Primo accesso" descritta sopra.

Primo accesso a Docs

Docs

Docs è la knowledge base aziendale di Metadonors, basata su BookStack. Raccoglie manuali, procedure e documentazione di tutte le aree dell'azienda (prodotti, delivery, contact center, infrastruttura) organizzati in una struttura a scaffali, libri, capitoli e pagine. I contenuti sono mantenuti aggiornati anche grazie a Il Bibliotecario, l'agente che documenta automaticamente da email, ticket e Slack.

Primo accesso

Il primo accesso alla documentazione (knowledge base) aziendale (Docs) avviene ricevendo un invito sulla email aziendale.

Attivare il proprio utente

Apri la tua email aziendale (nome.cognome@serviziosostenitori.org) da https://webmail.dreamhost.com/ e cerca l'email di invito da BookStack/Metadonors (mittente: Metadonors, oggetto tipo "You have invited to Join Metadonors Documentazione!"). Apri l'email e clicca sul link [Set Account Password] per impostare la password.

Se non hai ricevuto nessun link, controlla nella cartella spam; se non c'è nulla vai direttamente alla sezione "Recupero password" più sotto.

Screenshot_Metadonors_Documetazione_Webmail_Link.png

Inserisci la nuova password nel campo richiesto e fai click su [Conferma password]. Il link ti porta sulla pagina in cui puoi reimpostare la password nei due campi richiesti e fai click su [Reimposta la password].

Se il link è scaduto, segui la procedura di recupero password descritta più sotto.

screenshot-metadonors-documentazione-benvenuto.png

Vai su docs.metadonors.it e accedi con:

  • Email: nome.cognome@serviziosostenitori.org
  • Password appena impostata

Se il tuo accesso funziona correttamente, in alto a destra troverai un'icona seguita dal proprio nome (vedi immagine).

Screenshot_Metadonors_Documentazione_OK.png

Cambiare le impostazioni lingua

Al primo accesso la documentazione (knowledge base) aziendale (Docs) è impostata in lingua inglese; è possibile cambiare questa impostazione con pochi passaggi.

Fai click in alto a destra sull'icona seguita dal proprio nome: si apre un menù a tendina, seleziona [My Account] (vedi immagine).

Screenshot_Metadonors_Documentazione_My_Account.png

Nella pagina Profile Details scendi verso il basso fino alla sezione "Preferred Language", seleziona [Italian] dal menù a tendina e fai click su [Save/Salva].

Screenshot_Metadonors_Documentazione_My_Account_ENG.png

Se le istruzioni sono state eseguite correttamente, ora tutta la documentazione è in italiano, a cominciare dalla pagina "Dettagli del profilo" (vedi immagine).

Screenshot_Metadonors_Documentazione_Profilo_ITA.png

Salva l'indirizzo docs.metadonors.it/login nei preferiti del browser: ti tornerà utile ogni giorno.

Recupero password

Può capitare che un link di invito sia scaduto. In questi casi, il sistema mette a disposizione una procedura di recupero autonoma, semplice e veloce, senza dover necessariamente contattare l'assistenza tecnica.

N.B. il nome utente su Docs è del tipo nome.cognome@serviziosostenitori.org

Nella pagina di recupero password (docs.metadonors.it/password/email), inserisci la tua email aziendale e fai click su [Invia link di ripristino].

Screenshot_Metadonors_Documentazione_Reimposta.png

Apri la tua email aziendale (nome.cognome@serviziosostenitori.org) da https://webmail.dreamhost.com/ e cerca l'email da BookStack/Metadonors con il link per impostare una nuova password (valido poche ore).

Screenshot_Metadonors_Documentazione_Webmail_Reimposta.png

Il link ti porta sulla pagina in cui puoi reimpostare la password nei due campi richiesti e fai click su [Reimposta la password].

Se il link è scaduto, ripeti questa procedura dal primo punto.

Screenshot_Metadonors_Documentazione_Reimposta_Campi.png

Vai su docs.metadonors.it e accedi con:

  • Email: nome.cognome@serviziosostenitori.org
  • Password appena impostata

Se il tuo accesso funziona correttamente, in alto a destra troverai un'icona seguita dal tuo nome.

Primo accesso a Helpdesk

Helpdesk

Helpdesk è un ticketing system dove aprire, tracciare e chiudere le pratiche HR o di assistenza tecnica.

Primo accesso

L'accesso ad Helpdesk è possibile da interfaccia web all'indirizzo https://helpdesk.metadonors.it/; per accedere inserire negli appositi campi:

  1. il nome utente (la tua email aziendale, nome.cognome@serviziosostenitori.org),
  2. la tua password: sono le stesse credenziali che usi per accedere a Workplace/Odoo.

Non usare mai "Entra con Account Metadonors" per accedere a Helpdesk: il tuo nome utente (la tua email aziendale) e la tua password sono gli stessi che usi per accedere a Workplace/Odoo.

Screenshot_Supporto_Metadonors.png

Salva l'indirizzo https://helpdesk.metadonors.it/ nei preferiti del browser: lo userai ogni giorno.

Recupero password

Può capitare che un operatore dimentichi la propria password di accesso ad Helpdesk; dato che è basato su Workplace/Odoo, se hai un accesso lavorativo attivo non devi fare nulla di particolare.

Per accedere a Helpdesk il tuo nome utente (la tua email aziendale) e la tua password sono gli stessi che usi per accedere a Workplace/Odoo. Per il recupero password segui la procedura descritta nella sezione "Primo accesso a workplace" più sopra.

Risorse dettagliate

Con l'accesso a Docs attivo (passaggio 2), si sblocca anche la consultazione autonoma delle pagine dedicate del capitolo Onboarding CC: una pagina per ciascuno strumento, utile per tornare rapidamente su un singolo passaggio (ad es. solo il recupero password di uno strumento) senza scorrere tutto questo manuale.

Per la documentazione sull'uso quotidiano (non solo il primo accesso) di ogni software, consulta il Manuale Operatore CC.

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