Esportatore FTP: invio automatico di sostenitori e donazioni

L'Esportatore FTP è l'applicazione di Riseact che invia in automatico sostenitori o donazioni a un server FTP, a intervalli regolari (ogni giorno, settimana, mese, trimestre o anno). Lo configuri una volta e da quel momento i dati partono da soli, senza che nessuno debba esportarli e caricarli a mano.

A cosa serve

Il problema che risolve

Riseact raramente è l'unico sistema di un'organizzazione. Gli stessi dati servono spesso anche altrove, ad esempio:

• al gestionale contabile, che deve registrare le donazioni incassate;
• al CRM o database centrale dell'organizzazione (o della sede nazionale o internazionale), che raccoglie i sostenitori di tutti i canali;
• a un sistema di reportistica che produce i numeri per la direzione;
• a un fornitore esterno che lavora sui tuoi sostenitori, come un'agenzia, una tipografia per gli invii postali o un contact center.

Molti di questi sistemi non si collegano direttamente a Riseact, ma sanno leggere un file da una cartella condivisa. Senza automazione qualcuno dovrebbe ogni volta esportare da Riseact, scaricare il file e caricarlo nella cartella giusta. È un lavoro ripetitivo, facile da dimenticare e con il rischio di mandare il file sbagliato o con colonne diverse dalla volta prima.

Che cos'è un server FTP

Un server FTP è uno spazio su internet dove si depositano file, una specie di cassetta delle lettere per i dati. Chi ha le credenziali può lasciarci un file. Il sistema che deve usarlo va poi a prenderlo da lì. Di solito il server è dell'organizzazione o del fornitore che riceve i dati, non di Riseact.

FTP, FTPS e SFTP sono tre modi (protocolli) per collegarsi a questo spazio. SFTP e FTPS cifrano la connessione e proteggono i dati durante l'invio. Il semplice FTP non li cifra: per i dati dei donatori preferisci sempre SFTP o FTPS, se il server li supporta. SFTP è anche il più semplice da configurare, perché non richiede certificati.

Come funziona, in pratica

Pensa a un corriere che passa ogni notte. All'orario stabilito Riseact:

1. prende i record del segmento che hai scelto, come sono in quel momento;
2. crea il file con le colonne del modello di esportazione;
3. lo deposita nella cartella del server FTP;
4. scrive nel log se l'invio è andato bene o no.

Il sistema di destinazione legge il file con le sue regole e i suoi tempi. Riseact si occupa solo di consegnarlo.

Ogni file contiene tutti i record che in quel momento rientrano nel segmento, non solo quelli nuovi dall'invio precedente: l'Esportatore non tiene traccia di cosa ha già inviato. Per mandare solo le novità puoi usare un segmento con un filtro sulle date, ma se un invio fallisce non viene ripetuto e i record di quel periodo non arrivano a destinazione. Se il sistema che riceve riconosce i record già ricevuti (ad esempio dall'ID), inviare l'intero segmento è la soluzione più sicura.

Perché conviene

• Nessun lavoro manuale: i dati partono anche quando nessuno ci pensa, nei weekend e nelle ferie.
• Sempre lo stesso file: colonne, ordine e formato non cambiano, quindi il sistema che lo riceve lo legge senza errori.
• Dati aggiornati: il segmento viene riletto a ogni invio, quindi il file comprende anche i sostenitori e le donazioni arrivati nel frattempo.
• Più sicurezza: il file va direttamente da Riseact al server, senza passare dai computer delle persone o dalle email.
• Controllo: il log di ogni attività dice quando è partito l'invio e se ci sono stati errori.

Quando non serve

Ti serve	Usa
Un file da aprire una volta, per un'analisi o un controllo	Il pulsante Esporta in Sostenitori o Donazioni (vedi Esportazione sostenitori e donazioni)
Tenere allineata una lista email	L'integrazione dedicata (vedi Integrazione Mailchimp)
Ricevere un file a cadenza fissa (al massimo una volta al giorno) in un sistema esterno	L'Esportatore FTP

Come è organizzato

Ogni invio automatico si chiama attività. Un'attività risponde a tre domande:

Domanda	Dove la configuri
Cosa mando?	Tipo (sostenitori o donazioni), segmento e modello di esportazione
Dove lo mando?	Il server FTP e la cartella di destinazione
Quando lo mando?	La frequenza: giorno, settimana, mese, trimestre o anno

Puoi avere fino a 5 attività. Ad esempio una con le donazioni del giorno per la contabilità e una con i sostenitori ogni settimana per la sede centrale, ognuna con il suo server, i suoi dati e il suo log.

Prima di configurare un'attività, mettiti d'accordo con chi gestisce il sistema che riceverà i file su quattro punti: quali colonne servono, ogni quanto serve il file, se il sistema gestisce i record già ricevuti e quali sono i dati di accesso al server.

Prima di iniziare

• Dati del server FTP: protocollo, host, porta, utente, password e cartella di destinazione. Te li fornisce chi gestisce il server che riceverà i file. Il server deve rispettare i requisiti elencati sotto.
• Segmento (facoltativo): se non vuoi esportare tutti i record, crea prima il segmento nella lista Sostenitori o Donazioni (vedi Segmenti di sostenitori e donazioni).
• Modello di esportazione (facoltativo): se vuoi scegliere le colonne del file, crea prima il modello (vedi Modelli di esportazione e storico esportazioni). Senza modello il file usa i Campi predefiniti.

Requisiti del server

• Raggiungibile da internet: un server accessibile solo dalla rete interna dell'organizzazione o in VPN non riceve i file.
• Accesso con utente e password.
• Cartella di destinazione già esistente, in cui l'utente può scrivere, rinominare e cancellare file. Con il solo permesso di scrittura falliscono sia il test di connessione sia l'invio.
• Solo per FTPS: certificato valido (non autofirmato) e TLS esplicito. Con SFTP il certificato non serve.

Cosa contiene il file

• Colonne: solo i campi già presenti in Riseact, con i loro nomi. Non puoi rinominare le colonne né aggiungerne di nuove. Se il sistema che riceve ha un suo tracciato, scegli nel modello di esportazione i campi che più gli si avvicinano.
• Formato: CSV oppure Excel (XLSX). Separatore e codifica dei caratteri non sono configurabili.
• Nome del file: fisso, non modificabile. È composto da nome dell'attività, tipo di export, data e ora dell'esecuzione, ad esempio nomeattività_donations_20261005-030000.csv.

Installare l'Esportatore FTP

1. Nel menu a sinistra vai in Applicazioni e clicca App Store.
2. Apri Esportatore FTP e clicca Installa.
3. Leggi la richiesta di autorizzazione e conferma.

Dopo l'installazione l'app compare in Applicazioni. Aprila per vedere la pagina FTP Exporter con l'elenco delle attività.

Creare un'attività

Nella pagina FTP Exporter clicca Aggiungi attività. La procedura ha quattro passaggi, elencati a destra: Attività, Dati, Destinazione, Pianificazione. Con Avanti e Indietro ti sposti tra i passaggi.

1. Attività

• Nome attività: un nome che spieghi a cosa serve (es. "Donazioni per il gestionale contabile"). Il nome compare anche nel nome del file.
• Tipo di export: Sostenitori o Donazioni.

2. Dati

• Segmento: scegli quali record esportare. "Tutte le donazioni" (o tutti i sostenitori) oppure un segmento salvato. Il segmento viene riletto a ogni esecuzione: se nel frattempo entrano nuovi record che rispondono ai filtri, finiscono nel file.
• Modello di export: le colonne del file. Scegli un modello salvato o lascia Campi predefiniti. Nel menu compaiono solo i modelli del tipo scelto al passaggio 1.
• Formato del file: CSV (predefinito) o Excel (XLSX).

3. Destinazione

Campo	Cosa inserire
Protocollo	FTP, FTPS (FTP su TLS esplicito, con certificato valido e non autofirmato) oppure SFTP (su SSH). Predefinito: SFTP.
Host	L'indirizzo del server (es. ftp.esempio.it), raggiungibile da internet
Porta	La porta del server (per SFTP di solito 22)
Utente e Password	Le credenziali di accesso al server
Cartella di destinazione	Percorso assoluto sul server dove caricare i file (es. /export/riseact). La cartella deve esistere già e l'utente deve poterci scrivere, rinominare e cancellare file.

Prima di andare avanti clicca Testa connessione. Se qualcosa non va compare il riquadro rosso Connessione non riuscita con il motivo (es. host non trovato): correggi i dati e riprova.

4. Pianificazione

Scegli ogni quanto inviare il file. Ogni esecuzione chiede a Riseact un nuovo export e lo carica sul server. Le date sono fisse, non dipendono dal giorno in cui crei l'attività.

Frequenza	Quando parte
Una volta al giorno	Ogni giorno
Una volta a settimana	Ogni lunedì
Una volta al mese	Il primo giorno di ogni mese
Una volta ogni 3 mesi	Il primo giorno di gennaio, aprile, luglio e ottobre
Una volta all'anno	Il primo gennaio di ogni anno

L'export parte di notte (ore 03:00, fuso orario italiano). In fondo alla pagina vedi la data della Prima esecuzione: è il primo orario utile, non il momento in cui crei l'attività. Clicca Crea attività per salvare.

Gestire le attività

La pagina FTP Exporter elenca le attività con Nome, Tipo, Segmento, Modello di export, Intervallo e stato (Attiva). Clicca un'attività per aprirne il dettaglio.

Nel dettaglio trovi:

• Configurazione: tipo, segmento, modello, formato, intervallo, Prossima esecuzione, Ultima esecuzione e i dati del server (protocollo, host, utente, cartella).
• L'interruttore Attiva: se lo spegni l'attività non esegue export finché non la riattivi. La configurazione resta salvata.
• Log: gli ultimi eventi dell'attività, compresi gli errori (es. connessione al server non riuscita). I log restano disponibili per 3 mesi.
• Il menu Azioni: Testa configurazione FTP per verificare di nuovo la connessione, Elimina per cancellare l'attività.

Vuoi sospendere l'invio per un periodo? Spegni l'interruttore Attiva invece di eliminare l'attività: quando lo riaccendi riparte dalla prossima data utile, senza riconfigurare nulla.

Problemi comuni

Cosa vedi	Cosa fare
Connessione non riuscita durante il test	Controlla host, porta, protocollo e credenziali con chi gestisce il server. Verifica che il server sia raggiungibile da internet (non solo in VPN) e che la cartella di destinazione esista.
Test o invio falliscono anche con credenziali corrette	Verifica che l'utente possa scrivere, rinominare e cancellare file nella cartella: il solo permesso di scrittura non basta. Con FTPS controlla anche che il certificato sia valido e non autofirmato e che il server usi TLS esplicito.
Nel log compaiono errori di connessione	Il server non era raggiungibile al momento dell'export. Dal menu Azioni usa Testa configurazione FTP e correggi i dati se servono. L'invio fallito non viene ripetuto: se il segmento filtra per date, i record di quel periodo vanno recuperati con un'esportazione manuale.
Il modello che ti serve non compare nel passaggio Dati	Controlla che il modello sia dello stesso tipo (Sostenitori o Donazioni) scelto al passaggio 1. I modelli si creano da Impostazioni > Esportazioni.
"Non è stato possibile leggere segmenti e modelli di export da Riseact"	Errore temporaneo: torna indietro e riprova tra poco. Se persiste, contatta l'assistenza.